به وب سایت سیمیا تدبیر خوش آمدید
  •   
  • خیابان انقلاب، خیابان بهار، برج بهار طبقه 9 واحد 735
  • info@simiatadbir.com

اطلاعات تماس

  •   
  • خیابان انقلاب، خیابان بهار، برج بهار طبقه 9 واحد 735
  • info@simiatadbir.com

قوانینی برای استفاده ساده تر از قابلیت Conditional Formatting

قوانین Conditional Formatting

Conditional Formatting یکی از امکانات پر کاربرد در Excel است. از این امکان برای مشخص کردن محدوده ای از داده ها استفاده می شود که در صورت وجود شرایط خاص و مشخص با نوعی علامت مانند رنگ یا برخی نمادها نشان داده می‌شوند.

انجام یک Conditional Formatting شاید کار پیچیده ای نباشد. اما گاهی اوقات کاربران تمایل دارند که نوعی Conditional Formatting ایجاد نمایند که فراتر از مقایسه ارزش یک سلول با یک مقدار خاص یا یک سلول دیگر باشد. در این پست از کاربردهای پیچیده تر آن برای شما خواهم گفت.

برای مثال، فرض کنید داده های زیر که شامل اطلاعات پروژه‌های مختلف یک سازمان در یک دوره می‌باشد، در اختیار ما قرار دارد..

Conditional Formatting

ما می‌خواهیم محدوده هایی را مشخص نماییم که در آنها تاخیر در پروژه وجود دارد (Actual% Complete<Plan% Complete).

Conditional Formatting در حالت معمولی (By default) یک absolute reference ایجاد می نماید. بدین معنی که تمام سلولهایی که مشخص می گردند، با همان خانه مرجع مقایسه می شوند.

1- راه خسته کننده! نوشتن تعداد زیاد Conditional Formatting برای تک تک سلولها

برای تعریف قوانین پیچیده Conditional Formatting کاربران معمولا به این اشتباه می افتند که برای تک تک سلولها Conditional Formatting تعریف می نمایند. در مثال، سلول C2 را انتخاب می نماییم. سپس

“Conditional Formatting -> New Rule -> Format only cells that contain”

در قسمت Edit The Rule Description، کوچکتر از (Less Than) را انتخاب می نماییم، سلول B2 را که می‌خواهیم برای ما مقایسه نماید انتخاب می کنیم. توجه کنید که سلول  B2به صورت absolute reference ($B$2) انتخاب می گردد.

Conditional Formatting

سپس فرمتی که میخواهیم در صورت وجود شرایط داشته باشد را انتخاب می کنیم. در این مثال فونت Actual%Complete را قرمز انتخاب می نماییم.

Conditional Formatting

برای اینکه این عمل را بتوانیم به طور ستونی انجام دهیم، کاربر باید برای تک تک سلول ها Conditional Formatting را تکرار نماید و خانه مجاور آن را برای مقایسه انتخاب کند.

Conditional Formatting

در این جدول ساده حدود 11 قانون نوشته شده که در هر کدام مقدار هر سلول با سلول مجاور خود مقایسه شده است. در کنار خسته کننده بودن این کار دو مشکل دیگر نیز وجود دارد.

مشکل عملکردی نرم افزار: نوشتن تعداد زیاد قوانین Conditional Formatting سرعت کار نرم افزار را پایین می آورد.

مشکل تغییرات: تعداد زیاد قوانین در صورتی که بخواهد تغییر نماید بسیار دشوار خواهدبود. همچنین اگر بخواهید چیزی به آنها اضافه کنید هم سلول های جدید شامل قوانین نمی شوند.

2- Relative Reference! استفاده از تنها یک قانون Conditional Formatting

راه دیگری وجود دارد که تنها یک قانون Conditional Formatting را در تمام محدوده بکار بگیریم. برای انجام آن، تمام محدوده‌ای را که می خواهید قانون Conditional Formatting در آن اجرا شود را انتخاب کنید (در مثال ما C2:C12) و سپس

“Conditional Formatting -> Highlight Cell Rules -> Less Than”

در قسمت Edit The Rule Description، کوچکتر از (Less Than) را انتخاب می نماییم، دوباره سلول B2 را که می‌خواهیم برای ما مقایسه نماید انتخاب می کنیم. توجه کنید که سلول  B2به صورت absolute reference ($B$2) انتخاب می گردد. اکنون باید آنرا به حالت Relative Reference تبدیل کنیم یعنی (B2).

حالا ما تنها یک قانون Conditional Formatting داریم که در آن تمام مقادیر سلولها مقایسه می شوند و در این حالت دقیقا نتیجه مشابه حالت قبل را داریم. نکته جالب اینکه اگر یک ردیف جدید اضافه نماییم، قانون برای ردیف جدید به طور خودکار ایجاد می گردد. برای مثال فرض کنید اطلاعات پروژه جدید در H2 را به مجموعه زیر اضافه نماییم.

Conditional Formatting
Conditional Formatting

قوانین مرجع Relative در Conditional Formatting چگونه عمل می کند؟

در قوانین Conditional Formatting همیشه سلول ها با سلول بالایی سمت چپ تمام سلولهای انتخاب شده مقایسه می شوند. در مثال ما، سلول C2 با سلول B2 در سمت چپ خود مقایسه می گردد. بنابراین تمام سلولهای دیگر در محدوده انتخاب شده نیز با سلول سمت چپ خود مقایسه خواهند شد.

نمودارهای زیر به خوبی نشان دهنده آن است که قوانین Conditional Formatting چگونه در مقایسه ردیف و ستون عمل می نمایند. سلولهای با کادر آبی نشان دهنده نشان دهنده محدوده ای است که می خواهیم در آن قوانین Conditional Formatting را بکار بگیریم. کادر بولد آبی رنگ نشان دهنده سلول بالایی سمت چپ سلول های انتخاب شده و کادر آبی نشان دهنده سلول ارجاع داده شده بوسیله فرمول Conditional Formatting است.

فلشهای سیاه رنگ نشان دهنده ارتباط بین سلول بالای سمت چپ و سلول مرجع است و فلشهای خاکستری رنگ نشان دهنده ارتباطی است که از نتیجه آن ارتباط حاصل گردیده است.

Conditional Formatting
Conditional Formatting

برای تغییر محدوده یا قانون می توانید با مراجعه به

“Conditional Formatting -> Manage Rules”

تغییرات لازم را ایجاد نمایید.

Conditional Formatting

برای مشاهده آموزش MSP اینجا کلیک کنید مشاهده روزنامه رسمی شرکت سیمیا تدبیر آرین

محسن جلالی منش

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *