استفاده از استخر منابع در مايكرو سافت پراجكت 2010، 2013 و 2016

چنانچه شركت شما تمايلي به استفاده از پراجكت سرور مايكروسافت را ندارد (در پراجكت سرور قسمتي وجود دارد كه مي توانيد تمام منابع سازماني  را در آن وارد نماييد) و شما از منابع مشخص شده اي در سازمان بايد به كرات در پروژه ها استفاده نماييد مي توانيد از نرم افزار مايكروسافت پراجكت 2010 نيز استفاده نماييد البته اين امكان در ورژن هاي پايين  تر نيز وجود دارد.تمام منابع در يك فايل ذخيره نماييد و ساير پروژه ها را به آن ارتباط دهيدحال چنانچه اطلاعات منبعي عوض شود اطلاعات او در تمام پروژه ها عوض خواهد شد براي اينكار مراحل زير را طي نماييد

1. يك پروژه جديد باز نماييد

2. در تب Resource  نماي Resource sheet را اتنخاب نماييد.

 استفاده از استخر منابع در مايكرو سافت پراجكت 

3. بعد از اينكه كليه منابع مورد نياز را وارد نماييد فايل را ذخيره نماييد

4. حال پروژه جديدي باز نماييد

5. از منوبر Resourceبر روی   Resource Pool کلکیک کنید. در پنجره Share Resources بر روي Use Resources كليك نماييد و نام پروژه اي كه در قسمت اول ساختيد را انتخاب نماييد.

 استفاده از استخر منابع در مايكرو سافت پراجكت 

حال نام تمام منابع در ليست منابع شما وارد مي شود.

 

 

 

آسان سازی نمایش راهنمای (Legend) برنامه زمانبندی در مایکروسافت پراجکت 2013 و 2016

از منوی File به Backstage View بروید. گزینه Print را انتخاب کرده و بر روی Page Setup در قسمت پایین سمت چپ کلیک کنید. 

 آسان سازی نمایش راهنمای (Legend) برنامه زمانبندی مایکروسافت پراجکت

اکنون تب Legend را باز کنید. در قسمت Preview آنچه را که در Legend نمایش داده میشود را می توانید ببینید. پایین قسمت Preview میتوانید از تبهای Left، Center و Right برای تغییر محتوای Legend و اضافه و کم کردن آن استفاده کنید. 

 آسان سازی نمایش راهنمای (Legend) برنامه زمانبندی مایکروسافت پراجکت

 

یکی از دیگر و یژگی‌های نرم‌افزار ماکروسافت پراجکت این است که می‌توانید به سرعت بر روی بخش Timaphased نما با استفاده از ابزار Zoom Slider  در نوار وضعیت Zoom کنید.

با حرکت دادن نوار لغزنده zoom slider به سمت راست می‌توان برنامه زمانبندی را در حالت بزرگنمایی مشاهده کرد. ( در این حالت دوره زمانی کوتاهتر مانند روز یا ساعت نمایش داده می‌شود) یا با حرکت دادن نوار لغزنده Zoom Slider به سمت چپ می‌توان برنامه زمانبندی را در حالت کوچکنمایی مشاهده کرد. (در این حالت دوره زمانی بزرگتر مانند هفته یا ماه نمایش داده می‌شود.)

نوار لغزنده Zoom Slider در نماهای Gantt Chart ، Network Diagram  و Calendar و همچنین در تمام نماهای گرافیکی قابل استفاده خواهد بود.

Zoom Slider  در مایکروسافت پراجکت  

 

اتصال مایكروسافت پراجكت  EPM  2007، 2013 و 2016 به سرور

براي كار با سيستم مديريت پروژه جامع اولين قدم اتصال نرم افزار ماكروسافت پراجكت به سرور مي‌باشد براي اين كار بايد مراحل زير را دنبال نمائيد :

اتصال مایكروسافت پراجكت 2016 و 2013 به سرور EPM 

1. از تب File به Backstage View وارد شده و بر روی Manage Accounts کلیک کنید.

 اتصال مایكروسافت پراجكت به سرور EPM

2. در پنجره زير جهت تعريف Account جديد روي گزينه Add كليك كنيد.

 اتصال مایكروسافت پراجكت به سرور EPM

3. در شكل ذيل 

• در قسمت Account Name نام كاربري خود يا هر نام دلخواهي كه مايل بوديد وارد نماييد.

• در قسمت Project Server URL آدرس سرور مربوطه را وارد نماييد.

• جهت راحتي كار و جلوگيري از انتخاب نام كاربري در هنگام ورود به MSP در صورت تمايل گزينه Set as default account را فعال نماييد.

• گزينه OK را انتخاب نمائيد.

 اتصال مایكروسافت پراجكت به سرور EPM

 

اتصال ماكروسافت پراجكت 2007 به سرور EPM

4. از منوي Tools ،‌ گزينه Enterprise Options را انتخاب نماييد.

5. گزينه Microsoft Office Project Server Accounts را انتخاب نماييد.

 اتصال مایكروسافت پراجكت به سرور EPM

6. در پنجره زير جهت تعريف Account جديد روي گزينه Add كليك كنيد.

 اتصال مایكروسافت پراجكت به سرور EPM

7. در شكل ذيل 

• در قسمت Account Name نام كاربري خود يا هر نام دلخواهي كه مايل بوديد وارد نماييد.

• در قسمت Project Server URL آدرس سرور مربوطه را وارد نماييد.

• در قسمت When Connecting ، قسمت Use Windows user account را انتخاب نماييد.

• جهت راحتي كار و جلوگيري از انتخاب نام كاربري در هنگام ورود به MSP در صورت تمايل گزينه Set as default account را فعال نماييد.

• گزينه OK را انتخاب نمائيد.

 اتصال مایكروسافت پراجكت به سرور EPM

8. در قسمت When starting ، گزينه Manually control connection state را انتخاب نمائيد.

 اتصال مایكروسافت پراجكت به سرور EPM

 

 

ارتباط منطقی و درست فعالیتها یکی از ملزومات زمانبندی اصولی پروژه میباشد . با برقراری ارتباط منطقی بین فعالیت‌ها می‌توان زمان پایان پروژه را پیش‌بینی کرده و از تغییرات بعدی در برنامه ، زمان فعالیت‌ها و در اکثر موارد تغییر تاریخ شروع و پایان فعالیت‌ها جلوگیری کرد که این مورد یکی از شایع‌ترین اشتباهات کارشناسان برنامه‌ریزی و کنترل پروژه می‌باشد.

در متون و مفاهیم کنترل پروژه 4 نوع ارتباط منطقی بین فعالیتها عنوان شده است که در اینجا به آنها اشاره شده است :

FS) Finish-to-Start)

شروع فعالیت به پایان فعالیت پیشنیاز وابسته است. مورد استفاده این نوع ارتباط % 90 میباشد . 

ارتباط بین فعالیت ها در نرم افزار مایکروسافت پراجکت MSP 

SS) Start -to-Start)

شروع فعالیت به شروع فعالیت پیشنیاز وابسته است. مورد استفاده این نوع ارتباط % 5 میباشد . 

 ارتباط بین فعالیت ها در نرم افزار مایکروسافت پراجکت MSP

FF) Finish-to-Finish)

پایان فعالیت به پایان فعالیت پیشنیاز وابسته است. مورد استفاده این نوع ارتباط % 5 میباشد.

 ارتباط بین فعالیت ها در نرم افزار مایکروسافت پراجکت MSP 

SF) Start-to-Finish)

شروع فعالیت پیشنیاز پایان فعالیت را تعیین میکند. این نوع ارتباط بسیار به ندرت استفاده میگردد .

ارتباط بین فعالیت ها در نرم افزار مایکروسافت پراجکت MSP 

 

 Organizer در مایکروسافت پراجکت 2013 و 2016

Organizer ابزاري است براي به اشتراك‌ گذاشتن عناصر سفارشي در بين برنامه‌هاي زمانبندي مختلفي كه توسط شما ساخته مي‌شود. يكي از ابزارهاي MSP كه مي‌توانيد در داخل Organizer با آن كار كنيد Global Template است . اين ابزار يكي از الگوهاي MSP است كه تحت عنوان Global.mpt به شكل قسمتي از MSP نصب شده است. الگوي Global ، نماها و جداول و ساير عناصر پيش‌فرض MSP را تامين مي‌كند. فهرست عناصر تامين‌شده توسط الگوي فوق عبارتست از :

 کاربرد Organizer در کنترل پروژه

يكي از دلايلي كه وجود Organizer براي كاربر مفيد مي‌باشد استفاده از اين ابزار در تمامي برنامه‌هاي زمانبندي جهت استفاده از عناصر11 گانه موجود در جدول بالا مي باشد كه مي‌توان فرمتي دلخواه را در يك برنامه زمانبندي ايجاد و با انتقال آن به  Global بتوان در برنامه‌هاي ديگر به راحتي از آن استفاده نمود. همچنين مي‌توان عناصر موجود در برنامه زمانبندي جاري يا Global را حذف يا تغيير نام داد.

اگر از مایكروسافت پراجكت سرور 2007 استفاده مي‌كنيد مي‌توانيد از Organizer براي انتقال عناصر پروژه در يا خارج از فايل Enterprise Global Template استفاده نمائيد.

 (Enterprise Global Template : مجموعه‌اي از تنظيمات پيش‌فرض‌ مانند نماها ، جداول و فيلدها هستند كه براي تمامي پروژه‌هاي پيش‌روي سازمان استفاده مي‌شوند. اين تنظيمات در پروژه‌اي خاص در پراجكت سرور وجود دارد ) . براي مثال مي‌توانيد جدول جديدي در برنامه زمانبندي تحت سرور ( Enterprise Project ) يا حتي در يك برنامه زمانبندي معمولي ايجاد نمائيد. با استفاده از Organizer مي‌توانيد جدول را در ديگر برنامه‌هاي زمانبندي تحت سرور كپي نمائيد. اگر به فايل Enterprise Global Template دسترسي داريد مي‏توانيد جدول موجود را در فايل Enterprise Global Template كپي نموده و مي‌توانيد از آن در تمامي برنامه‌هاي زمانبندي تحت سرور استفاده نمائيد.

عناصر در فايل Global

Global: اين پنجره موارد موجودي كه به تب انتخاب شده مربوط مي‌شود را ليست مي‌كند براي مثال در تب View ، ليست موجود نماهاي موجود در فايل global پروژه را نشان مي‌دهد. اين ليست شامل تمامي نماي موجود در هر برنامه زمانبندي جديدي كه ايجاد شده است مي‌باشد. اگر تب Filter انتخاب شده باشد ، ليست موجود تمامي فيلترهاي ذخيره‌شده در فايل global و در نتيجه تمامي فيلترهاي موجود در تمامي برنامه‌هاي زمانبندي جديد را نشان مي‌دهد. اين موارد براي تمامي عناصر مشابه مي‌باشد. مي‌توانيد موردي را در برنامه زمانبندي معمولي كپي نمائيد يا آن را به صورت سراسري ( Global ) تغيير نام دهيد و يا آن را از فايل global حذف نمائيد.

اگر با برنامه‌هاي زمانبندي تحت سرور كار مي‌كنيد اين پنجره با برچسب Global ( + non-cached Enterprise) مشخص شده است و اگر با برنامه زمانبندي معمولي كار مي‌كنيد اين بخش با برچسب Global.mpt مشخص شده است.

Available in: مي‌توانيد Global.mpt ، Global (+ non-cached Enterprise) و يا نام هر پروژه‌اي كه در حال حاضر باز است انتخاب نمائيد. هر گزينه‌اي‏كه انتخاب نمائيد مواردي را كه در بالاي آن قابل مشاهده است را مشخص مي‌نمايد. همچنين مي‌توانيد مواردي را از پروژه‌هاي ديگر يا فايل global كپي ، تغيير نام و يا حذف نمائيد. به صورت پيش‌فرض فايل global انتخاب شده است.

عناصر در فايل برنامه زمانبندي جاري

Current file: اين پنجره موارد موجودي كه به تب انتخاب شده جاري مربوط مي‌شود را ليست مي‌كند. براي مثال در تب  Report اين پنجره گزارشات سفارشي ايجادشده در فايل برنامه زمانبندي جاري را نشان مي‌دهد. در تب Groups اين ليست هر گروه سفارشي را كه در پروژه ايجاد‌ شده است را نشان مي‌دهد. اين موارد براي تمامي عناصر مشابه مي‌باشد. يك مورد را در اين ليست براي كپي در فايل Global.mpt به منظور اينكه براي تمامي پروژه‌هاي جديدي كه در آينده ايجاد خواهد شد قابل استفاده باشد انتخاب نمائيد. همچنين مي‌توانيد آن را تغيير نام داده يا حذف نمائيد.

Available in: نام پروژه‌اي كه در حال حاضر باز است ،‌ Global ( + non-cached Enterprise) و يا Global.mpt را انتخاب نمائيد. هر گزينه‌اي‏كه انتخاب نمائيد مواردي را كه در بالاي آن قابل مشاهده است را مشخص مي‌نمايد. همچنين مي‌توانيد مواردي را از پروژه‌هاي ديگر يا فايل global كپي ، تغيير نام و يا حذف نمائيد. به صورت پيش‌فرض پروژه جاري انتخاب شده است.

كليدهاي فرمان

Copy: نسخه ديگري را از مورد انتخاب شده به پنجره ديگر انتقال مي‌دهد. مي‌توانيد از هر دو پنجره به يكديگر اين عمليات را انجام دهيد. مي‌توانيد مورد سفارشي ايجاد شده را به فايل global كپي نموده تا براي تمامي پروژه‌هاي جديد استفاده شود. همچنين مي‌توان براي كپي مورد سفارشي از يك پروژه به پروژه ديگر استفاده گردد.

Rename: نام مورد انتخاب شده را تغيير مي‌دهد كاراكتر (&) در جلوي حرف نام گزينه مورد نظر نشان دهنده اين است كه تسريع كننده صفحه كليد در صورتيكه گزينه مورد نظر در منوها قرار داشته باشد مي‌تواند هنگامي كه در منوي مورد نظر هستيد با دانستن حرف اختصاري گزينه مورد نظر ، از آن استفاده نمائيد. به طور مثال چنانچه گزينه Tracking Gantt را انتخاب نمائيد در هنگام تغيير نام آن به صورت Tracking Ga&ntt ديده مي‌شود كه چنانچه در منوي View قرار داشته باشد و حرف n را انتخاب نمائيد وارد نماي Tracking Gantt مي‌شويد.

Delete: گزينه انتخاب مورد نظر را از پروژه جاري يا از فايل global حذف مي‌كند.

روش كار با Organizer در مایکروسافت پراجکت

1. با کلیک بر روی تب File به Backstage View رفته و بر روی Organizer کلیک کنید. (در مایکروسافت پراجکت 2013 گزینه Organizer در منوی Tools قرار دارد.)

کاربرد Organizer در کنترل پروژه 

2. جهت استفاده از عناصر موجود Global براي پروژه مورد نظر  در تب Views از پنجره سمت چپ عنصر مورد نظر را با استفاده از كليد Copy به سمت راست منتقل نمائيد و چنانچه مايليد بعضي از عناصر ايجاد شده در پروژه جاري را براي استفاده‌هاي آتي در Global ذخيره نمائيد ،‌ عنصر مورد نظر را از سمت راست به سمت چپ منتقل نمائيد.

 کاربرد Organizer در کنترل پروژه

3. براي حذف موارد مورد نظر پس از انتخاب آنها در هر سمتي كه بود با استفاده از كليد  Deleteاقدام به حذف آن نمائيد . نكته‌اي كه در اين ميان مطرح است اين است كه نبايد عنصر مورد نظر در نرم افزار در حالت انتخاب شده باشد به عبارت ديگر در صورتيكه كه نمايي سفارشي را ايجاد نموديد و قصد حذف آن را داريد نبايد آن نما در حالت انتخاب شده باشد براي حذف نما بايد نمايي ديگر را انتخاب نموده و سپس نماي مورد نظر را حذف نمائيد.

 کاربرد Organizer در کنترل پروژه

 

 Multiple undoدر مایکروسافت پراجکت 2007 و 2013 و 2016

یکی از مواردی که در نرم‌افزار ماکروسافت پراجکت وجود دارد و نیاز اکثر کاربران را برطرف می‌کند قابلیت Undo در نرم‌افزار است با استفاده از این قابلیت در نرم‌افزار می‌توان مشکلات و مسائل به وجود آمده را به راحتی برطرف کرد.

تعداد Undoهایی که می‌توان‌در نرم‌افزار انجام داد حداکثر  99 عمليات می باشد.

تعیین تعداد Undoها  در مایکروسافت پراجکت 2013 و 2016 

1. بر روی تب File کلیک کرده وارد Back Stage شوید و در منوی سمت چپ بر روی گزینه Advance کلیک کنید. 

2. در تب General در بخش General options for Microsoft Office Project در باکس جلوی گزینه Undo levels تعداد Undoها را وارد کنید.

کلید دسترسی سریع به Undo و Redo  به ترتيب CTRL+Z  و CTRL+Y می‌باشد. همچنین می‌توان از Quick Access بر روی Undo و Redo کلیک کنید. 

 Multiple Undo در مایکروسافت پراجکت

دکمه جهت دار آبشاری گزینه های Undo و Redo به کاربران اجازه می‌دهد به سطوح مورد نظر در برنامه دسترسی یابند.

 

 

تعیین تعداد Undoها  در مایکروسافت پراجکت 2007

1. از منوی Tools گزینه Options را انتخاب کنید.

 

2. در تب General در بخش General options for Microsoft Office Project در باکس جلوی گزینه Undo levels تعداد Undoها را وارد کنید.

Multiple Undo در مایکروسافت پراجکت

کلید دسترسی سریع به Undo و Redo  به ترتيب CTRL+Z  و CTRL+Y می‌باشد. همچنین می‌توان از منوی Edit نیز برای دسترسی یه گزینه‌های Undo و Redo استفاده کرد.

Multiple Undo در مایکروسافت پراجکت 

 

دکمه جهت دار آبشاری گزینه های Undo و Redo به کاربران اجازه می‌دهد به سطوح مورد نظر در برنامه دسترسی یابند.

 

نکته: به طور واضح استفاده از گزینه‌های Undo و Redo ابزاری مفید برای کاربران است ولی دارای محدودیت‌هایی ( با توجه به راهنمای ماکروسافت ) برای استفاده می‌باشند که از آن جمله می‌توان به عملیات‌های ذیل اشاره کرد که نمی‌توان از ابزار Undo استفاده کرد.

1. باز‌کردن پروژه سازمانی (Opening an enterprise project)

2. ذخیره پروژه (Saving the project)

3. انتشار پروژه در سرور (Saving the project)

4. حذف زیر پروژه (Deleting an inserted subproject)

5. تغییرات ایجاد‌شده در Organizer (Changes made in the Organizer)

6. اضافه ‌کردن منابع از پراجکت سرور (Adding resources from Project Server)

7. قراردادن پروژه دیگری از پراجکت سرور (Inserting another project from Project Server)

8. تغییر ویژگیهای فیلدهای سفارشی (Changing custom field properties)

9. بستن پروژه‌ای که شامل لینک‌هایی به پروژه‌های باز‌شده دیگر دارد (Closing an open project that contains cross project links to another open project)

10. بستن پروژه باز‌شده (Closing the only open project)

 

Import و Export ريبون در مايكروسافت پراجكت 2010، 2013 و 2016

سلام در اين پست مي خواهم در مورد ريبون در مايكروسافت پراجكت 2010 مطلب بنويسم در مورد قابلتيهاي ريبون قبلا يكسري توضيحات مطرح كردم اما يك مورد مهم در مورد ريبونها اين است كه شما مي خواهيد فقط يكبار ريبون را بسازيد و همه جا استفاده نماييد. فرض كنيد شما در شركتي عضو تيم دفتر مديريت پروژه هستيد و نوار ابزار را بر اساس قابليتهاي مورد نياز شركتتان سفارشي سازي نموده ايد حال مي خواهيد از اين نوار ابزار همه بتوانند استفاده كنند

(نكته: در پراجكت سرور يا همان اي پي ام اين كار جزء وظايف راهبر سامانه مي باشد)

خوب توضيحات زير دقيقا به شما مي گه بايد چيكار كنيد ابتدا از File-Option  شويد

Import و Export ریبون در مایکروسافت پراجکت 

 

حال ريبون مايكروسافت پراجكت را سفارشي نماييد و در انتها طبق عكس عمل نماييد

 

Import و Export ریبون در مایکروسافت پراجکت

حال روي Export All Custumization كليك نماييد فايلي با نام Project Customizations و با فرمت *.expoertedUI  حال فايل مورد نظر را روي سيستم تمام افرادي كه مي خواهيد ببريد و دقيقا مشابه مسير ذكر شده را طي نماييد اما در انتها روي Import كليك نماييد و آدرس فايل ذخيره شده را بدهيد

 

برقراری ارتباط بین نرم افزارهای مجموعه Office به سادگی امکان پذیر است. یکی از خصوصیات استفاده از مجموعه نرم افزارهای Office برقراری ارتباطاتی است که منجر به کاهش دوباره کاری ها و انجام خودکار بسیاری از فعالیتهایی است که نیاز به انجام در نرم افزارهای مختلف دارد. در سیستم مدیریت پروژه استفاده از نرم افزارهای Excel و Ms Project‌ از اهمیت بالایی برخوردار است و ارتباطات این دو نرم افزار کمک بسیار زیادی به مدیریت اثربخش پروژه و کاهش هزینه های دوباره کاری در هر یک از نرم افزارها می نماید.
شما می توانید به سادگی اطلاعات Excel را به Project، بصورت لینک مستقیم وارد نمایید به طوری که اطلاعات شما به صورت پویا (Dynamic) با تغییرات در منبع تغییر نماید. بدین منظور مراحل زیر باید صورت پذیرد.
1.    در Excel اطلاعاتی را که می خواهید لینک شوند را انتخاب نمایید (مانند فیلدها، سلول‌ها، رکوردها یا ردیف‌ها) و آنها را کپی نمایید.
 انتقال داده از اکسل به MS Project
2.    در Project ، View مورد نظر خود را انتخاب نمایید.


انتقال داده از اکسل به MS Project 
3.    جایی که می خواهید اطلاعات را در آن وارد نمایید مشخص کنید.


انتقال داده از اکسل به MS Project 
4.    در منوی Edit، Past Special را کلیک نمایید.
 انتقال داده از اکسل به MS Project
5.    یکی از موارد زیر را انجام دهید.
برای قرار دادن مستقل داده ها، بدون ارتباط با منبع داده ها، Past را کلیک کنید.
برای لینک به داده های وارد شده با لینک به منبع، Past Link را کلیک نمایید.
6.    زیر AS گزینه Text Data را انتخاب کنید.


انتقال داده از اکسل به MS Project 
در این حالت هر گونه تغییر در داده های Excel منجر به تغییر در داده های مشابه در Project خواهد شد. یکی از کاربردهای این قابلیت در مواقعی است که کارشناسانی که فعالیتهای پروژه را تعیین می نمایند حق دسترسی به نرم افزار  Project را ندارند. در این حالت با تغییر WBS، Duration، پیش نیازها، منابع و … در Excel، داده ها به طور خودکار در Project، بروز خواهد شد.

کاربرد در مایکروسافت پراجکت 2016،2010،2013
در نرم افزار مایكروسافت پراجكت تاريخ را مي‌توان به فرمت‌هاي مختلف نمايش داد شايد برخي از كاربران نياز داشته باشند تاريخ را به صورت كامل و به فرمت YYYY/MM/DD در فيلدهاي تاريخ نمايش دهند و در حال حاضر فرمت موجود  YY/MM/DD مي‌باشد. براي تغيير فرمت تاريخ به فرمت كامل YYYY/MM/DD مراحل ذيل را انجام دهيد.
 تغییر فرمت تاریخ در مایکروسافت پراجکت
1-    از منوي File گزينه Options را انتخاب كنيد
 تغییر قرمت تاریخ در مایکروسافت پراجکت
2-    در نوار دسترسي سمت راست پنجره Project Options گزينه General را انتخاب كنيد.


3-    در بخش سمت راست در ذيل قسمت Project View در باكس Date Format نحوه نمايش تاريخ مورد نظر را انتخاب كنيد.


تغییر قرمت تاریخ در مایکروسافت پراجکت

تغییر قرمت تاریخ در مایکروسافت پراجکت 

صفحه4 از5