مایکروسافت پراجکت بیشترین کارایی را در مدیریت برنامه زمانبندی برای کاربران فراهم می‌آورد یکی از مواردی که در تهیه و مدیریت برنامه زمانبندی پروژه به کاربران کمک کرده و باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود ، آشنایی با کلیدهای میانبر و استفاده از آنها در برنامه زمانبندی است.

تعدادی از کلیدهای میانبری که در نرم افزار ماکروسافت پراجکت و برنامه زمانبندی استفاده می‌شود در ذیل آورده شده است.

 کلید های میانبر در مایکروسافت پراجکت

 

کلید های میانبر در مایکروسافت پراجکت

يكي از سوالاتي كه در ذهن برخي از عزيزان پيش آمده و چندين ايميل و در برخي موارد حضوري از بنده سوال كردند تفاوت دو نسخه نرم افزار Microsoft Project است.

قبل از پرداختن به تفاوت دو نسخه نرم افزار ماكروسافت پراجكت به خاطر داشته باشيد دو نسخه نرم افزار ماكروسافت پراجكت در بازار وجود دارد :

1. Microsoft Office Project  Standard

2. Microsoft Office Project Professional

انواع نسخه‌هاي نرم‌افزار  Microsoft Project 

Microsoft Office Project Standard

اين نسخه از نرم افزار ماكروسافت پراجكت براي استفاده كاربر شخصي بسيار مناسب است. اين نسخه كاربر را قادر مي‌سازد موارد ذيل را انجام دهد :

• ايجاد ساختار شكست كار (WBS) پروژه

• مديريت منابع مورد استفاده در پروژه

• تنظيم و ويرايش خط مبناهاي پروژه (Baselines)

• پيگيري وضعيت پروژه

• گزارش‌گيري از پروژه

• سفارشي‌سازي نماها ، جداول ،‌ گزارشات و ….

• ……..

 

Microsoft Office Project Professional

اين نسخه از نرم افزار علاوه بر دارابودن موارد موجود در نسخه استاندارد به كاربران اجازه مي‌دهد با نرم افزار پراجكت سرور (Project Server ) و پراجكت وب اكسس (Web Access Project) كه زيرساخت راهكار مديريت پروژه ماكروسافت (EPM) را تشكيل مي‌دهند كار كنند و از راهكار مديريت پروژه ماكروسافت جهت مديريت پروژه‌هاي خود استفاده كنند.

 

اگر مايل هستيد صرفاً عمليات كنترل پروژه را به صورت شخصي انجام دهيد نسخه Standard نياز شما را برآورده مي‌كند ولي چنانچه در سازماني مشغول به فعاليت هستيد كه مايل به اشتراك اطلاعات پروژه با اعضاي تيم و ساير افراد هستيد استفاده از نسخه Professional را به شما پيشنهاد مي‌كنم.

 

پیکره ی دانش مدیریت پروژه (PMBOK) اصطلاحی کلی است که مجموعه ی دانش موجود در حرفه ی مدیریت پروژه را تشریح می کند.

براساس PMBOK مدیریت پروژه عبارت است از” به کارگیری دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها برای فعالیت های پروژه به منظور تحقق الزامات پروژه”. مدیریت پروژه از مجموعه ای از فرایند ها تشکیل شده است.

فرايند، مجموعه‌اي از اقدامات و فعاليت‌هاي به‌هم پيوسته بوده كه براي دستيابي به مجموعه‌اي از محصولات، نتايج يا خدمات از پيش مشخص شده، انجام مي‌شود.         

به طور کلی فرايند‌هاي مديريت پروژه را مي‌توان در قالب 5 گروه زير گروه‌بندي كرد:

 مدیریت پروژه از دیدگاه PMBOK

 

1- گروه فرايندي آغازين

این گروه فرایندی به منظور شناسايي و شروع يك پروژه يا فاز جديدي از پروژه است.  هدف این فرایندها انتخاب و شروع كردن پروژه به‌صورت رسمي است. 

فرایندهای گروه فرآیند آغازین عبارتند از:

• تدوین منشور پروژه

• شناسایی ذینفعان

 

2- گروه فرايندي برنامه ریزی

پروژه شامل كارهايي است كه قبلا انجام نشده و براي اولين بار انجام مي‌شود. به همين دليل بيشترين تعداد فعاليت‌ها در اين گروه جاي مي‌گيرند.

فرایندهای اصلی در گروه فرآیند برنامه ریزی عبارتند از:

• تهیه برنامه مدیریت پروژه

• برنامه‌ريزي مدیریت محدوده

• جمع آوری الزامات

• تعريف محدوده 

• تهیه ساختار شکست کار

• برنامه ریزی مدیریت زمان

• تعریف فعالیت ها

• تعیین  توالي فعاليت‌ها

• تخمین منابع فعالیت ها 

• برآورد مدت زمان انجام فعالیت ها 

• تهيه  برنامه ی زمان بندی

• برنامه ریزی مدیریت هزینه 

• برآورد هزینه فعالیت ها 

• تعیین بودجه پروژه 

• برنامه ریزی مدیریت کیفیت

• برنامه ریزی مدیریت منابع انسانی 

• برنامه ریزی مدیریت ارتباطات

• برنامه‌ريزي مديريت ريسك  

• شناسايي ريسك ها

• انجام تحليل كيفي ريسك ها

• انجام تحليل كمي ريسك ها

• برنامه‌ريزي واكنش به ريسك

• برنامه‌ريزي مدیریت تداركات 

• برنامه ریزی مدیریت ذینفعان

3- گروه فرايندي اجرایی

اين  مرحله بيشترين زمان و منابع را براي اجراي پروژه  مصرف مي‌كند.

  در اين مرحله محصولات پروژه توليد مي‌شود. مديران پروژه‌ها بايد با استفاده از مهارت‌هاي رهبري خود، چالش‌هاي بسياري كه در حين اجراي پروژه رخ مي‌دهد را اداره كنند.

فرایندهای گروه فرایند اجرايي عبارتند از:

• هدایت و مدیریت کار پروژه 

•  انجام تضمين كيفيت پروژه

• جذب تيم  پروژه

• توسعه تیم پروژه

• مدیریت تیم پروژه

• مدیریت ارتباطات

• اجرای تدارکات

• مدیریت مشارکت ذینفعان

4- گروه فرايند نظارت و کنترل

این فرایند ها به منظور اندازه‌گيري پيشرفت پروژه به سمت دستيابي به اهداف و پايش مغايرت‌ها از برنامه و انجام اقدامات اصلاحي انجام می شود.  فرايند كنترلي در طول كليه ی فاز‌هاي چرخهی حيات پروژه انجام مي‌گيرد.

فرایندهاي گروه فرايند نظارت و كنترل عبارتند از:

• نظارت و کنترل کار پروژه

• كنترل يكپارچه تغييرات

• تأئيد محدوده 

• كنترل محدوده

• كنترل زمان‌بندي

• كنترل هزينه

• كنترل كيفيت

• کنترل ارتباطات

• كنترل ريسك ها

• کنترل تدارکات

• کنترل مشارکت ذینفعان

5- گروه فرايندي اختتام

فرایندهای اختتامی به منظور انجام یک پایان رسمی در پروژه به اجرا در می¬آیند. اختتام پرژه ممکن است در شرایط تکمیل آن یا توقف آن صورت پذیرد. فرایندهای گروه فرایند اختتام عبارتند از :

• اختتام تدارکات

• اختتام پروژه

 

‌روش سفارشی کردن Quick Access Toolbar در مایکروسافت پراجکت 2010، 2013، 2016

برای سفارشی کردن Quick Access Toolbar بر روی فلش کشویی کوچک در بالای نوار ابزار کلیک کنید. 

 H:\STA\SimiaBlogPics\‌روش سفارشی کردن Quick Access Toolbar

با کلیک بر روی آن لیستی از فرمان‌ها باز نمایش داده می‌شود که می‌توانید آن‌ها را به Quick Access Toolbar اضافه نمایید. فرمان‌هایی که به Quick Access Toolbar اضافه می‌شوند در کنار آن‌ها علامت تیک قرار می‌گیرد. برای انتخاب فرمان جدیدی بر روی فرمان مورد نظرتان کلیک کنید. مثللا با انتخاب فرمان view  لیست کشویی view ظاهر می‌شود و به نماهای مختلف دسترسی خواهید داشت. برای حذف هریک از فرمان‌ها بر روی فرمان مورد نظر کلیک کنید تا تیک آن‌ها برداشته شود.

 H:\STA\SimiaBlogPics\‌روش سفارشی کردن Quick Access Toolbar

برای ایجاد تغییرات بیشتر بر روی فلش کشویی که در Quick Access Toolbar قرار دارد کلیک کرده و More Commands را انتخاب کنید. در پنجره‌ای که باز شده است در قمست  Choose commands from نوع فرمان را انتخاب کنید و در ستون سمت چپ بر روی فرمان مد نظرتان دابل کلیک کنید و یا فرمان را انتخاب نموده و بر روی Add کلیک کنید. می‌بیند که فرمان‌ها را که انتخاب می‌کنید در ستون سمت راست ظاهر می‌شوند. 

 H:\STA\SimiaBlogPics\‌روش سفارشی کردن Quick Access Toolbar

 روش سفارشی کردن Quick Access Toolbar

برای حذف یک فرمان می‌توانید بر روی فرمان‌های موجود در ستون سمت چپ دابل کلیک کنید  و یا بر روی فرمان مورد نظر کلیک کرده و بر روی Remove کلیک کنید. 

 ‌روش سفارشی کردن Quick Access Toolbar

 

معرفی منوی گزارش در مایکروسافت پراجکت 2013

یکی از بزرگترین قابلیتهای اضافه شده در  مایکروسافت پراجکت 2013، منو گزارش است. یکی از ویژگی جدید ایجاد  یک تب جدید در منوها می باشد. با کلیک بر روی زبانه گزارش امکانات جدید نشان داده می شود که به شرح زیر است:

  منو گزارش مایکروسافت پراجکت 2013 دلیل کافی جهت به روز رسانی و ارتقا

همانطور که در این در عکس می بینید گزارش به انواع مختلف طبقه بندی شده من قصد ندارم به لیست تمام گزارش های مختلف اشاره کنم و فکر می کنم لازم است شما خود تمامی موارد را بررسی نمایید . من قصد دارم  دو نوع گزارش را در این پست توضیح دهم .

1-گزارش های Burndown

مایکروسافت پراجکت 2013 یک نوع گزارش جدید تجمعی را با عنوان  burndown اضافه نموده است البته دوستانی که در کلاسهای بنده بودند آشنایی دارند که من با استفاده از همین قسمت نمودار S Curve  را در مایکروسافت پراجکت ترسیم می کنم دو نوع گزارشی که در این قسمت وجود دارد شامل

burndown work report

  burndown task report

 فیلدهایی که در گزارش کار burndown work report مورد استفاده هستند؛

Cumulative Actual Work

Baseline Cumulative Work

Remaining Cumulative Work

Baseline Remaining Cumulative Work

فیلدهایی که در گزارش کار  burndown task report مورد استفاده هستند؛

Remaining Tasks

Remaining Actual Tasks

Remaining Cumulative Work

Baseline Remaining Tasks

گزارش های Burndown در آغاز یک پروژه

منو گزارش مایکروسافت پراجکت 2013 دلیل کافی جهت به روز رسانی و ارتقا  

گزارش های Burndown در حین اجرای پروژه

مهم است که به روز رسانی وظایف به درستی انجام شود، در غیر این صورت این گزارش ها بی معنی می شوند. در سناریوی زیر برخی از وظایف به پایان رسیده است

من  پروژه را تا جمعه16 نوامبر به روز کردم ، و برخی از فعالیتهای تا تاریخ مورد نظر به اتمام رسید  اما بعد از آن من مدت وظیفه 5 و وظیفه 8 را افزایش دادم و  در نتیجه کار افزایش یافت

 منو گزارش مایکروسافت پراجکت 2013 دلیل کافی جهت به روز رسانی و ارتقا

گزارش های Burndown نشان می دهد که این کار با تاخیر و با فاصله زمانی  همچنین با حجم کار بیشتر نسبت به برنامه ریزی در حال اجرا می باشد،.تعداد وظایف افزایش نیافته است، ما در حال حاضر در حال اجرا تاخیر داریم.

 منو گزارش مایکروسافت پراجکت 2013 دلیل کافی جهت به روز رسانی و ارتقا 

گزارش های Burndown در پایان یک پروژه

هنگامی که یک پروژه واقعا به پایان رسید، وظایف باقی مانده و کار باید به صفر برسد که در عکس زیر دیده می شود.

منو گزارش مایکروسافت پراجکت 2013 دلیل کافی جهت به روز رسانی و ارتقا  

2-گزارش بررسی اجمالی پروژه

و زمانی که این پروژه به روز رسانی می شود، گزارش بررسی اجمالی پروژه می تواند وضعیت ملان پروژه را نشان دهد. همانطور که شما می توانید از پروژه به روز شده در زیر ببینید، همه کارهای من طبق برنامه انجام  به استثنای وظیفه 8 که باید آغاز شده است، اما نشده است.

 منو گزارش مایکروسافت پراجکت 2013 دلیل کافی جهت به روز رسانی و ارتقا

گزارش بررسی اجمالی پروژه 4 مناطق مختلف اطلاعات پروژه شامل:  از جمله در صد پیشرفت کل پروژه، میزان مایلستونها و  سطح 1 پروژه و وظایف تاخیر دار پروژه را نشان می دهد البته اضافه نمودن  جداول، نمودار ها، متن یا تصاویر را بر روی نمودار، و حتی تغییر رنگ کار ساده ای می باشد.

منو گزارش مایکروسافت پراجکت 2013 دلیل کافی جهت به روز رسانی و ارتقا 

 

1-  چنانچه پرداختهای شما بر اساس ارزش کسب شده باشد – زمانی که کار شما با یک برنامه زمانبندی گره خورده باشد پرداخت برای مجموعه ای از کارهای قابل اندازه گیری بر اساس آن است فقط یک گام کوتاه برای راه اندازی ارزش کسب شده  مورد نیاز است و در آن به راحتی از وضعیت  سودآوری و طبق برنامه بودن یا نبودن خود آگاه می شوید .

2-  چنانچه پرداختهای شما بر اساس ارزش کسب شده  باشد - این معمولا به این معنی است که شما یک حرفه ای می باشد و بدست آوردن یکسری اطلاعات اینچنینی برای شما نباید دشوار باشد و این به این معنی است که سازمان ارزش کار انجام شده را می داند

3-  شما در میزان پول محدودیت دارید  – در حالی که ارزش کسب شده  دارای شاخص عملکرد برنامه SPI می باشد یکی از اهدافی را که شمامی توانید  بدانید چگونگی کارکرد شما در مقایسه با بودجه می باشد. مقیاس زمان کمک شایانی در شناسایی و فهمیدن عملکرد و دلایل مرتبط با آن می نماید.

4-  شما منابع محدود دارید – خب. شما همچنین می توانید ازمقدار ارزش کسب شده دریابید که آیا شما منابع کافی برای رسیدن به اهداف خود دارید. اضافه کردن هزینه سبب بالا رفتن لود منابع به گانت اولیه می شود و می توان اطمینان حاصل نمود آیا می توان در زمانی که طبق قرارداد تعهد نموده ایم پروژه را به پایان برسانیم.

5-  مدیریت شما برای استفاده از آن اصرار دارد – در این مورد چیز بیشتری نمی توان گفت !

 

کاربرد در مایکروسافت پراجکت 2010، 2013 و 2016

نرم افزار MSP بطور پیش فرض پیشرفت را بر اساس زمان محاسبه می نماید اما نمی تواند پاسخ تمام نیازهای  مدیران و کارشناسان کنترل پروژه را بوسیله آن فراهم کرد اگر شما از متد ارزش کسب شده استفاده نمی کنید معیار پیشرفت بر اساس زمان نمی تواند معیار کاملی برای محاسبه پیشرفت باشد لذا در این قسمت محاسبه پیشرفت فیزیکی بر اساس وزن فعالیتها که می تواند به چند صورت تهیه شود مثلاً نظریه کارشناسی و یا میزان هزینه هر فعالیت و یا ضرایبی مانند سختی کار ، یا ترکیبی از هر یک از موارد گفته شده و … را با استفاده ازنرم  افزار مایکروسافت پراجکت تشریح می نمایم.

روش محاسبه پیشرفت پروژه در MSP بر اساس ضرایب وزنی

1. ایجاد ستون وزن از جنس Number (مثلاً Number1) برای اینکار روی ستون Start راست کلیک نمایید و روی Insert Column کلیک نمایید و در قسمت Field name مقدار Number1 را انتخاب نمایید.

 محاسبه پیشرفت پروژه در MSP بر اساس ضرایب وزنی

2. روی ستون Number1 راست کلیک و سپس روی Custom Field کلیک کنید

3. روی Rename   کلیک نمایید و در وزن را در آن تایپ نمایید

4. حال نحوه محاسبه ستون را جمع انتخاب نمایید

 محاسبه پیشرفت پروژه در MSP بر اساس ضرایب وزنی

5. وزن مربوط به هر فعالیت را وارد نمایید (جمع وزن تمامفعالیتها برابر 100 می شود)

6. ستون Number2 را مشابه بند یک ایجاد نمایید و همانند بند دو و سه نام آنرا برابر پیشرفت وزنی قرار دهید

7. حال در پنجره Custom Field روی Formula کلیک نمایید و مقدار آنرا برابر ذیل قرار دهید

 محاسبه پیشرفت پروژه در MSP بر اساس ضرایب وزنی

8. حال نحوه محاسبه ستون را مانند بند چهار جمع انتخاب نمایید

حال چنانچه هریک از فعالیتهای شما پیشرفتی داشته باشد با وارد نمودن آن در ستون %com  مقدار پیشرفت وزنی محاسبه می گردد.

 

برای تخمین مدت زمان یک فعالیت، باید دو قانون کلی را مد نظر قرار دهیم:

– معمولا زمان کلی پروژه با مدت زمان فعالیت ها رابطه مستقیم دارد. پروژه های طولانی مدت معمولا باید فعالیت های بلند مدت داشته باشند و پروژه های کوتاه مدت فعالیت های کوتاه تری.

– در زمان کنترل پیشرفت بر اساس برنامه زمانبندی، لازم است که به سطح جزئیاتی که می خواهید در برنامه زمانبندی داشته باشید توجه کنید. برای مثال اگر یک پروژه چند ساله داشته باشید، کنترل فعالیتهای پروژه بر اساس دقیقه و ساعت غیر عملی خواهد بود. در این حالت باید مدت زمان فعالیتها را تا کمترین حد دقتی که برای شما مهم است تعیین نمایید. 

برای تخمین زمان یک فعالیت معمولا از موارد زیر استفاده می شود.

– اطلاعات گذشته از پروژه های مشابه

– تخمین از طریق افرادی که این فعالیتها را انجام داده اند.

– استفاده از افراد متخصص که پروژه های مشابه را انجام داده اند.

– استفاده از استانداردهای سازمانهای حرفه ای یا صنعتی که برای پروژه های مشابه پروژه شما طراحی شده اند.

برای پروژه های پیچیده، احتمالا باید از ترکیبی از این قوانین و سایر استراتژی ها استفاده کنید. زیرا تعیین غیر دقیق مدت زمان یک فعالیت، یکی از منابع مهم ریسک در هر پروژه است و همواره تخمین صحیح زمان یک فعالیت ارزش تلاش های انجام شده برای آن را دارد.

یک قاعده سرانگشتی در تعیین مدت زمان فعالیت که می توان به آن اشاره نمود، قانون 8/80 نام دارد. این قانون پیشنهاد می کند که به طور کلی بین 8 ساعت (یا یک روز) تا 80 ساعت (10 روز کاری، یا دو هفته)، اندازه خوبی برای مدت زمان فعالیتهای یک پروژه می باشد. فعالیتهای کمتر از یک روز معمولا خیلی کوتاه هستند و فعالیتهای بیشتر از دو هفته خیلی طولانی تر از آن است که بتوان آن را مدیریت نمود. البته دلایل منطقی زیادی برای شکستن این قوانین وجود دارد. اما به هر حال برای اغلب فعالیتهای پروژه های شما کاربرد دارد!

 

روش ایجاد مایلستون در مایکروسافت پراجکت 2013 و 2016

مایلستون روش بسیار مناسبی برای نشان دادن اتفاقات مهم در پروژه است مثل شروع و اتمام یک فاز پروژه  و یا شروع و پایان یک فاز از پروژه. ایجاد مایلستون در مایکروسافت پراجکت بسیار ساده است و می‌توانید به هر تعدادی که می‌خواهید مایلستون ایجاد کنید و زیرا دارای مدت زمان نیستند و تاثیری بر روی برنامه زمان‌بندی پروژه ندارد.

برای ایجاد یک مایلستون جدید جایی را که می‌خواهید آن را  قرارا دهید را مشخص کنید. در این مثال من می‌خواهم آن را در بالای Choose new location قرار دهم و در نتیجه بر روی آن کلیک می‌کنم. 

 ایجاد مایلستون در مایکروسافت پراجکت

اکنون در تب TASK به قسمت Insert رفته و بر روی Milestone کلیک کنید.

 ایجاد مایلستون در مایکروسافت پراجکت

 پراجکت یک مایلستون جدید را ایجاد می‌کند. همانطور که می‌بینید مدت زمان آن صفر است و در Timescale علامت  قرار گرفته که علامت مایلستون است. 

 ایجاد مایلستون در مایکروسافت پراجکت

می‌توانید برای آن یک نام جدید را مثل Requirements approved انتخاب کنید. اکنون نیاز داریم که مایلستون را به وظیفه‌ای را که نشان می‌دهد این مایلستون بدست آمده است مرتبط کنیم، که در اینجا Review req with mgt است. اکنون هر دو را با یکدیگر انتخاب می‌کنیم.سپس در تب Task در قسمت Schedule بر روی Link The Selected Tasks کلیک کنید. اکنون می‌بنید که مایلستون پس از جلسه با مدیریت اتفاق خواهد افتاد. 

 ایجاد مایلستون در مایکروسافت پراجکت

 

یکی از مواردیکه در استفاده از نرم افزار ماکروسافت پراجکت مورد توجه کمی قرار می‌گیرد تکمیل اطلاعات جانبی پروژه می‌باشد که به اصطلاح شناسنامه پروژه نامیده می‌شود. تکمیل و مد‌نظر قرادادن برخی موارد در شناسنامه پروژه باعث می‌شود در ادامه کار با نرم‌افزار برخی از مشکلات و نیازها مرتفع گردد.

روش استفاده از شناسنامه پروژه:

1. از تب File به Backstage View بروید. در قسمت Info بر روی فلش کشویی Project Information کلیک کرده و گزینه Advanced Properties را انتخاب کنید.

شناسنامه پروژه در مایکروسافت پراجکت

نکته: در نسخه های قبل از 2013 می بایست از منوی File گزینه Properties را انتخاب نمائید.

 شناسنامه پروژه در مایکروسافت پراجکت

 

2. در پنجره Properties تب Summary را انتخاب نمائید.

• Title : نام پروژه

• Subject : موضوع پروژه

• Author : کاربر سیستم

• Manager : مدیر پروژه

• Company : نام شرکت

• Category : نوع پروژه

• Keywords : کلمات کلیدی

• Comments : توضیحات کلی درباره پروژه

• Save preview picture: تصویر کوچکی از برنامه زمانبندی را ذخیره می‌کند.

را وارد نموده و در آخر گزینه OK را انتخاب نمائید.

شناسنامه پروژه در مایکروسافت پراجکت

 

 نکته : چنانچه چک باکس گزینه Save preview picture را فعال نمائید پس از اینکه پروژه را ذخیره نمودید در هنگامی که نرم افزار را به صورت خام باز می‌کنید و از مسیر File گزینه Open را انتخاب می‌‌کنید در قسمت Views با انتخاب گزینه Preview می‌توان تصویر کوچکی از برنامه زمانبندی را مشاهده نمائید.

 

 

صفحه1 از4