واژه فیلتر در نرم افزار به معنی انتخاب مجموعه‌ای از بین کلیه آیتم‌ها است یا به اصطلاح نمایش اطلاعات مورد نیاز با استفاده از پارامترهای مناسب می‌باشد. شاید برخی موارد نیاز باشد که اطلاعات به صورتی دیگر نمایش داده شود بدین صورت که تمام موارد نمایش داده شود فقط موارد مورد نظر به صورت Highlight شده مشخص شوند. این کار مخصوصاً‌ در نرم افزار مایکروسافت پراجکت به کارشناسان و مدیران کمک می‌کند علاوه بر اینکه به اطلاعات مورد نظر خود دسترسی پیدا کنند ارتباط فعالیت‌ها و عملکرد هر فعالیت و تاثیر آن را بر فعالیت‌های دیگر ردیابی کنند.

با مثالی استفاده از این قابلیت را در نرم افزار مرور می‌کنیم. فعالیت مشخص شده به رنگ آبی فعالیت دارای زمان مقرر است.

فرض کنید در برنامه زمانبندی به دنبال فعالیت‌هایی هستیم که دارای زمان مقرر (Deadline) هستند و می‌خواهیم فعالیت‌های مذکور ، روند انجام و تاثیر آنها بر  فعالیت‌های دیگر را بررسی کنیم

در تصاویر ذیل برنامه زمانبندی قبل و بعد از فیلتر‌کردن نمایش داده شده است.

نمایش فعالیت‌های فیلتر‌شده به صورت Highlight شده

 

 نمایش فعالیت‌های فیلتر‌شده به صورت Highlight شده

نمایش فعالیت‌های فیلتر‌شده به صورت Highlight شده در مایکروسافت پراجکت 2007

1. از منوی Project گزینه Filtered For و سپس گزینه More Filters را انتخاب کنید.

 نمایش فعالیت‌های فیلتر‌شده به صورت Highlight شده

2. در پنجره More Filters گزینه New را برای ایجاد فیلتر جدید انتخاب کنید.

 

نمایش فعالیت‌های فیلتر‌شده به صورت Highlight شده

3. برای مشاهده فعالیت‌های دارای Deadline فیلتر موجود در تصویر ذیل را اعمال کنید.

 

نمایش فعالیت‌های فیلتر‌شده به صورت Highlight شده

4. سپس در پنجره More Filters گزینه Highlight را انتخاب کنید.

نمایش فعالیت‌های فیلتر‌شده به صورت Highlight شده

نمایش فعالیت‌های فیلتر‌شده به صورت Highlight شده در مایکروسافت پراجکت 2010

1. در تب View در بخش Data از لیست Highlight فیلتر مورد نظر را انتخاب کنید و یا با استفاده از گزینه New Highlight Filter… اقدام به ایجاد فیلتر مورد نظر کنید. ( مرحله 3 در بخش مایکروسافت پراجکت 2007 را انجام دهید)

 نمایش فعالیت‌های فیلتر‌شده به صورت Highlight شده

2. سپس از قسمت More Highlight Filters… فیلتر مورد نظر را انتخاب و گزینه Highlight را انتخاب کنید

نمایش فعالیت‌های فیلتر‌شده به صورت Highlight شده

 

 

نمایش فعالیت‌های فیلتر‌شده به صورت Highlight شده در مایکروسافت پراجکت 2016 و 2013

1. از منوی View گزینه Filter و سپس گزینه More Filters را انتخاب کنید.

نمایش فعالیت‌های فیلتر‌شده به صورت Highlight شده

 

2. در پنجره More Filters گزینه New را برای ایجاد فیلتر جدید انتخاب کنید.

نمایش فعالیت‌های فیلتر‌شده به صورت Highlight شده

 

 

3. برای مشاهده فعالیت‌های دارای Deadline فیلتر موجود در تصویر ذیل را اعمال کنید.

 نمایش فعالیت‌های فیلتر‌شده به صورت Highlight شده

 

4. سپس در پنجره More Filters گزینه Highlight را انتخاب کنید.

 نمایش فعالیت‌های فیلتر‌شده به صورت Highlight شده

 

 

مایکروسافت پراجکت بیشترین کارایی را در مدیریت برنامه زمانبندی برای کاربران فراهم می‌آورد یکی از مواردی که در تهیه و مدیریت برنامه زمانبندی پروژه به کاربران کمک کرده و باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود ، آشنایی با کلیدهای میانبر و استفاده از آنها در برنامه زمانبندی است.

تعدادی از کلیدهای میانبری که در نرم افزار ماکروسافت پراجکت و برنامه زمانبندی استفاده می‌شود در ذیل آورده شده است.

 کلید های میانبر در مایکروسافت پراجکت

 

کلید های میانبر در مایکروسافت پراجکت

نرم افزار مایکروسافت پراجکت یکی از معدود نرم‌افزارهای مایکروسافت می‌باشد که قابلیت تعیین جهت متن ندارد. متن‌های Project چپ به راست هستند و به این خاطر برای نوشته‌های فارسی مشکل ایجاد می‌کنند. برخی از فارسی‌سازهای Project که عمدتاً برای تاریخ شمسی به کار می‌روند دارای قابلیتهای محدودی برای اصلاح جهت متن هستند. ولی چنانچه به نرم‌افزارهای شمسی ساز دسترسی ندارید می‌توانید راه حل‌های زیر را امتحان نمائید.

نکته مهم : در کیبوردهایی که دارای کلیدهای چندکاره می‌باشد در هنگام استفاده از کلید F2 ، به فعال ‌بودن این کلید توجه نمائید.

تایپ کلمه انگلیسی بعد از کلمه فارسی در مایکروسافت پراجکت

1. کلمه فارسی را تایپ نمائید.

2. کلید F2 را بزنید.

3. کلید Home را بزنید و کلمه انگلیسی مورد نظر را تایپ نمائید.

4. کلید Space را برای ایجاد فاصله بین کلمه فارسی و انگلیسی بزنید.

تایپ کلمه انگلیسی در پرانتز بعد از کلمه فارسی

روش اول :

1. ۱٫ کلمه فارسی را تایپ نمائید.

2. کلید F2 را بزنید.

3. کلید Home را بزنید و سپس ابتدا کلید ) + Shift و سپس ( + Shift را بزنید.

4. کلید Space را برای ایجاد فاصله بین کلمه فارسی و انگلیسی بزنید.

5. با زدن کلید جهت نمای سمت چپ (Left Arrow Key) وارد پرانتز شده و کلمه انگلیسی مورد نظر را تایپ نمائید.

روش دوم :

1. . کلمه فارسی را تایپ نمائید.

2. کلید F2 را بزنید.

3. کلید Home را بزنید و سپس ابتدا کلید ) + Shift را بزنید.

4. ۴٫ کلمه انگلیسی مورد نظر را تایپ نمائید.

5. کلید ( + Shift را بزنید.

6. کلید Space را برای ایجاد فاصله بین کلمه فارسی و انگلیسی بزنید.

تایپ کلمه فارسی در پرانتز بعد از کلمه فارسی در مایکروسافت پراجکت 

1. کلمه فارسی را تایپ نمائید.

2. کلید F2 را بزنید.

3. کلید Home را بزنید و سپس ابتدا کلید ) + Shift و سپس ( + Shift را بزنید.

4. کلید Space را برای ایجاد فاصله بین دو کلمه فارسی بزنید.

با زدن کلید جهت نمای سمت چپ (Left Arrow Key) وارد پرانتز شده و کلمه فارسی مورد نظر را تایپ نمائید.

تایپ کلمه انگلیسی بین دو کلمه فارسی در مایکروسافت پراجکت

این روش برای تایپ کلمه انگلیسی ( بدون پرانتز یا داخل پرانتز) همراه با کلمه فارسی قابل استفاده می باشد.

1. کلمه فارسی را تایپ نمائید.

2. کلید F2 را بزنید.

3. پس از تایپ کلمه انگیسی ( در پرانتز یا بدون پرانتز ) کلید Home را بزنید.

4. زبان را به فارسی تغییر دهید.( می توان با استفاده از کلیدهای Alt + Shift نیز این کار را انجام داد)

5. کلمه فارسی را تایپ نمائید.

6. کلید Space را برای ایجاد فاصله بین کلمه فارسی و انگلیسی بزنید.

تایپ کلمه فارسی بعد از کلمه انگلیسی در مایکروسافت پراجکت

1. کلمه انگلیسی را تایپ نمائید.

2. کلید F2 را بزنید.

3. کلید Home را بزنید.

4. زبان را به فارسی تغییر داده ( می توان با استفاده از کلیدهای Alt + Shift نیز این کار را انجام داد) و کلمه فارسی مورد نظر را تایپ نمائید.

5. کلید Space را برای ایجاد فاصله بین کلمه فارسی و انگلیسی بزنید.

 

یکی از مواردی که در کار با نرم افزار ماکروسافت پراجکت از اهمیت زیادی برخوردار است تنظیم تاریخ شروع/ پایان پروژه می‌باشد. اغلب کاربران تاریخ شروع پروژه را به طریق اصولی تنظیم نمی‌کنند و تاریخ شروع /پایان را با تنظیم تاریخ شروع اولین فعالیت پروژه تنظیم می‌کنند که باعث بروز برخی از مشکلات در آینده خواهد شد. روش صحیح تنظیم تاریخ شروع/ پایان پروژه استفاده از پنجره Project Information است.

از منوی Project گزینهProject Information  را انتخاب نمایید. 

تنظیمات تاریخ شروعپایان پروژه

با کلیک بر روی Project Information  پنجره زیر باز میشود. 

تنظیمات تاریخ شروعپایان پروژه 

با استفاده از این پنجره می‌توان تاریخ شروع پروژه را مشخص کرده و تاریخ فعالیت‌های پروژه را به عهده زمان و ارتباط فعالیت‌ها گذاشت.

یکی از معایب ورود تاریخ در ستون Start و Finish این است که با ورود تاریخ در این دو ستون به صورت ناخودآگاه باعث تحمیل محدودیت به فعالیتهای پروژه خواهید شد که در آینده راجع به آنها مطالبی را عنوان خواهم کرد. 

 

انتخاب منابع در ماكروسافت پراجكت تحت سرور در مایکروسافت پراجکت 2007، 2010، 2013 و 2016

منابع جز اصلي هر برنامه‌ زمانبندي مي‌باشد. چنانچه پروژه‌اي داراي منابع باشد ولي منايع به پروژه تخصيص داده نشود برنامه زمانبندي داراي جامعيت كامل نمي‌باشد و اطلاعاتي كه از پروژه بدست مي‌‌آيد كامل و دقيق نمي‌باشد. در سرور استفاده از منابع با حالت معمول تخصيص منابع در MSP متفاوت مي‌باشد. در سرور به دليل اينكه منابع توسط Administrator تعريف شده است مديران پروژه موظف هستند از استخر منابع سازماني ، منابع مورد نياز خود را انتخاب نموده و سپس آنها را به فعاليت‌هاي پروژه خود تخصيص دهند.در ذيل مراحل انتخاب منابع در ماكروسافت پراجكت تحت سرور را دنبال كنيد.

انتخاب منابع در ماكروسافت پراجكت تحت سرور

1. از منوي Tools گزينه Build Team from Enterprise را انتخاب نمائيد.

نکته: این دستور در MSP 2010, MSP 2013, MSP 2016 در حالتی که MS Project به پراجکت سرور متصل شده باشد ( جهت نحوه ارتباط مایکروسافت پراجکت به پراجکت سرور ) در منو Resource و در قسمت Add Resource قابل مشاهده می¬باشد.

2. در پنجره ظاهرشده از قسمت Enterprise Resource منابع مورد نظر خود را انتخاب كرده و با زدن گزينه Add به قسمت Project  Resources منتقل نمائيد .

 انتخاب منابع در ماكروسافت پراجكت تحت سرور 

نكته : دقت كنيد كه منابع موجود داراي تقويم مناسب خود باشند جهت رويت تقويم منابع مورد نياز پس از انتخاب منابع از سرور از منوي Tools گزينه Change Working Time را انتخاب كنيد.

انتخاب منابع در ماكروسافت پراجكت تحت سرور 

در قسمت For Calendar منبع مورد نظر را انتخاب كنيد. در قسمت Base Calendar تقويم منبع مورد نظر را مشاهده كنيد چنانچه در اين قسمت تقويم ديگري را انتخاب كنيد اعمال نخواهد شد جهت تعويض تقويم منبع مورد نظر بايد Administrator را در جريان تغييرتقويم قرار دهيد.

 انتخاب منابع در ماكروسافت پراجكت تحت سرور

 

مايكروسافت پراجكت 2010 داراي يكسري ويژگي هاي جديد مي باشد يكي از اين ويژگي ها نوار ابزار پويا مي باشد كه منظور از آن تغيير در نماي ظاهري دستورات ( Command ) با تغيير در پهناي نوار ابزار مي باشد

دستورات در مايكروسافت پراجكت 2010 به يك از حالتهاي زير نمايش داده مي شود

1- Large button

2- Small button

• Labeled button

• Unlabeled button

3- Drop-down list

نحوه نمايش هر يك از ايتمهاي فوق به ميزان پهناي Ribbon ها بستگي دارد چنانچه پهناي كافي وجود داشته باشد آيتمها بصورت زير نمايش داده مي شود

 ریبون و ویژگی هایش در ماکروسافت پراجکت 2010

تصوير بالا با 1280 پيكسل پهنا مي باشد

حال چنانچه پهناي Ribbon ها كاهش يابد نحوه نمايش تغيير مي كند و   Small labeled button  ها مخفي و مجموعه ايي از دكمه ها ( button ) مرتبط بصورت يك دكمه نمايش داده مي  شود

 ریبون و ویژگی هایش در ماکروسافت پراجکت 2010

تصوير بالا با 800 پيكسل پهنا مي باشد

ریبون و ویژگی هایش در ماکروسافت پراجکت 2010 

تصوير بالا با 393 پيكسل پهنا مي باشد

 

‌روش سفارشی کردن Quick Access Toolbar در مایکروسافت پراجکت 2010، 2013، 2016

برای سفارشی کردن Quick Access Toolbar بر روی فلش کشویی کوچک در بالای نوار ابزار کلیک کنید. 

 H:\STA\SimiaBlogPics\‌روش سفارشی کردن Quick Access Toolbar

با کلیک بر روی آن لیستی از فرمان‌ها باز نمایش داده می‌شود که می‌توانید آن‌ها را به Quick Access Toolbar اضافه نمایید. فرمان‌هایی که به Quick Access Toolbar اضافه می‌شوند در کنار آن‌ها علامت تیک قرار می‌گیرد. برای انتخاب فرمان جدیدی بر روی فرمان مورد نظرتان کلیک کنید. مثللا با انتخاب فرمان view  لیست کشویی view ظاهر می‌شود و به نماهای مختلف دسترسی خواهید داشت. برای حذف هریک از فرمان‌ها بر روی فرمان مورد نظر کلیک کنید تا تیک آن‌ها برداشته شود.

 H:\STA\SimiaBlogPics\‌روش سفارشی کردن Quick Access Toolbar

برای ایجاد تغییرات بیشتر بر روی فلش کشویی که در Quick Access Toolbar قرار دارد کلیک کرده و More Commands را انتخاب کنید. در پنجره‌ای که باز شده است در قمست  Choose commands from نوع فرمان را انتخاب کنید و در ستون سمت چپ بر روی فرمان مد نظرتان دابل کلیک کنید و یا فرمان را انتخاب نموده و بر روی Add کلیک کنید. می‌بیند که فرمان‌ها را که انتخاب می‌کنید در ستون سمت راست ظاهر می‌شوند. 

 H:\STA\SimiaBlogPics\‌روش سفارشی کردن Quick Access Toolbar

 روش سفارشی کردن Quick Access Toolbar

برای حذف یک فرمان می‌توانید بر روی فرمان‌های موجود در ستون سمت چپ دابل کلیک کنید  و یا بر روی فرمان مورد نظر کلیک کرده و بر روی Remove کلیک کنید. 

 ‌روش سفارشی کردن Quick Access Toolbar

 

1-  چنانچه پرداختهای شما بر اساس ارزش کسب شده باشد – زمانی که کار شما با یک برنامه زمانبندی گره خورده باشد پرداخت برای مجموعه ای از کارهای قابل اندازه گیری بر اساس آن است فقط یک گام کوتاه برای راه اندازی ارزش کسب شده  مورد نیاز است و در آن به راحتی از وضعیت  سودآوری و طبق برنامه بودن یا نبودن خود آگاه می شوید .

2-  چنانچه پرداختهای شما بر اساس ارزش کسب شده  باشد - این معمولا به این معنی است که شما یک حرفه ای می باشد و بدست آوردن یکسری اطلاعات اینچنینی برای شما نباید دشوار باشد و این به این معنی است که سازمان ارزش کار انجام شده را می داند

3-  شما در میزان پول محدودیت دارید  – در حالی که ارزش کسب شده  دارای شاخص عملکرد برنامه SPI می باشد یکی از اهدافی را که شمامی توانید  بدانید چگونگی کارکرد شما در مقایسه با بودجه می باشد. مقیاس زمان کمک شایانی در شناسایی و فهمیدن عملکرد و دلایل مرتبط با آن می نماید.

4-  شما منابع محدود دارید – خب. شما همچنین می توانید ازمقدار ارزش کسب شده دریابید که آیا شما منابع کافی برای رسیدن به اهداف خود دارید. اضافه کردن هزینه سبب بالا رفتن لود منابع به گانت اولیه می شود و می توان اطمینان حاصل نمود آیا می توان در زمانی که طبق قرارداد تعهد نموده ایم پروژه را به پایان برسانیم.

5-  مدیریت شما برای استفاده از آن اصرار دارد – در این مورد چیز بیشتری نمی توان گفت !

 

کاربرد در مایکروسافت پراجکت 2010، 2013 و 2016

نرم افزار MSP بطور پیش فرض پیشرفت را بر اساس زمان محاسبه می نماید اما نمی تواند پاسخ تمام نیازهای  مدیران و کارشناسان کنترل پروژه را بوسیله آن فراهم کرد اگر شما از متد ارزش کسب شده استفاده نمی کنید معیار پیشرفت بر اساس زمان نمی تواند معیار کاملی برای محاسبه پیشرفت باشد لذا در این قسمت محاسبه پیشرفت فیزیکی بر اساس وزن فعالیتها که می تواند به چند صورت تهیه شود مثلاً نظریه کارشناسی و یا میزان هزینه هر فعالیت و یا ضرایبی مانند سختی کار ، یا ترکیبی از هر یک از موارد گفته شده و … را با استفاده ازنرم  افزار مایکروسافت پراجکت تشریح می نمایم.

روش محاسبه پیشرفت پروژه در MSP بر اساس ضرایب وزنی

1. ایجاد ستون وزن از جنس Number (مثلاً Number1) برای اینکار روی ستون Start راست کلیک نمایید و روی Insert Column کلیک نمایید و در قسمت Field name مقدار Number1 را انتخاب نمایید.

 محاسبه پیشرفت پروژه در MSP بر اساس ضرایب وزنی

2. روی ستون Number1 راست کلیک و سپس روی Custom Field کلیک کنید

3. روی Rename   کلیک نمایید و در وزن را در آن تایپ نمایید

4. حال نحوه محاسبه ستون را جمع انتخاب نمایید

 محاسبه پیشرفت پروژه در MSP بر اساس ضرایب وزنی

5. وزن مربوط به هر فعالیت را وارد نمایید (جمع وزن تمامفعالیتها برابر 100 می شود)

6. ستون Number2 را مشابه بند یک ایجاد نمایید و همانند بند دو و سه نام آنرا برابر پیشرفت وزنی قرار دهید

7. حال در پنجره Custom Field روی Formula کلیک نمایید و مقدار آنرا برابر ذیل قرار دهید

 محاسبه پیشرفت پروژه در MSP بر اساس ضرایب وزنی

8. حال نحوه محاسبه ستون را مانند بند چهار جمع انتخاب نمایید

حال چنانچه هریک از فعالیتهای شما پیشرفتی داشته باشد با وارد نمودن آن در ستون %com  مقدار پیشرفت وزنی محاسبه می گردد.

 

برای تخمین مدت زمان یک فعالیت، باید دو قانون کلی را مد نظر قرار دهیم:

– معمولا زمان کلی پروژه با مدت زمان فعالیت ها رابطه مستقیم دارد. پروژه های طولانی مدت معمولا باید فعالیت های بلند مدت داشته باشند و پروژه های کوتاه مدت فعالیت های کوتاه تری.

– در زمان کنترل پیشرفت بر اساس برنامه زمانبندی، لازم است که به سطح جزئیاتی که می خواهید در برنامه زمانبندی داشته باشید توجه کنید. برای مثال اگر یک پروژه چند ساله داشته باشید، کنترل فعالیتهای پروژه بر اساس دقیقه و ساعت غیر عملی خواهد بود. در این حالت باید مدت زمان فعالیتها را تا کمترین حد دقتی که برای شما مهم است تعیین نمایید. 

برای تخمین زمان یک فعالیت معمولا از موارد زیر استفاده می شود.

– اطلاعات گذشته از پروژه های مشابه

– تخمین از طریق افرادی که این فعالیتها را انجام داده اند.

– استفاده از افراد متخصص که پروژه های مشابه را انجام داده اند.

– استفاده از استانداردهای سازمانهای حرفه ای یا صنعتی که برای پروژه های مشابه پروژه شما طراحی شده اند.

برای پروژه های پیچیده، احتمالا باید از ترکیبی از این قوانین و سایر استراتژی ها استفاده کنید. زیرا تعیین غیر دقیق مدت زمان یک فعالیت، یکی از منابع مهم ریسک در هر پروژه است و همواره تخمین صحیح زمان یک فعالیت ارزش تلاش های انجام شده برای آن را دارد.

یک قاعده سرانگشتی در تعیین مدت زمان فعالیت که می توان به آن اشاره نمود، قانون 8/80 نام دارد. این قانون پیشنهاد می کند که به طور کلی بین 8 ساعت (یا یک روز) تا 80 ساعت (10 روز کاری، یا دو هفته)، اندازه خوبی برای مدت زمان فعالیتهای یک پروژه می باشد. فعالیتهای کمتر از یک روز معمولا خیلی کوتاه هستند و فعالیتهای بیشتر از دو هفته خیلی طولانی تر از آن است که بتوان آن را مدیریت نمود. البته دلایل منطقی زیادی برای شکستن این قوانین وجود دارد. اما به هر حال برای اغلب فعالیتهای پروژه های شما کاربرد دارد!

 

صفحه1 از4