سیستم مدیریت اسناد مهندسی (EDMS)

از اهداف مکانیزاسیون فرآیندهای سازمان می توان به افزایش دقت، دسترسی آسان، صرفه جویی در زمان و تسریع در انجام امور اشاره کرد که تحقق انها در سایه ایجاد زیرساخت مناسب و تجهیز امکانات و اموزش امکان پذیر خواهدبود. با توجه به اینکه نتیجه فعالیتها و اقدامات انجام شده در هر سازمان بصورت اسناد و مدارک نگهداری می شوند. لذا مدیریت اسناد ، محافظت و امکان دسترسی به انها امری ضروری بشمار می اید.  هدف از انجام پروژه سیستم مدیریت مستندات مهندسی ، مکانیزاسیون عملیات ثبت ،بازیابی، گردش کار و پردازش اطلاعات مربوط به مستندات فنی پروژه­ها می باشد.  که از پیچیدگی خاصی برخوردار می باشند

شرکت سیمیا تدبیر آرین با توجه به اهمیت مدارک و مستندات در طول اجرای پروژه و به منظور استفاده کارشناسان از تجارب پروژه های گذشته و همچنین امکان تسهیم دانش در میان مهندسان سازمان، سیستم مدیریت اسناد مهندسی ( Engineering Document Management System) را تحلیل، طراحی و پیاده‌سازی می کند.

مزایای به کارگیری  مدیریت اسناد  :

1-دسترسی سریع و به موقع کارشناسان به مدارک

2-کاهش زمان بازنگری مدارک

3-اتصال مشاور،کارفرما و پیمانکاران پروژه

4-کاهش زمان گردش مدارک بین اعضای پروژه

5-سهولت در برقراری امکان دسترسی کارفرما و پیمانکاران پروژه به سیستم

6-سادگی کاربری و سرعت بالای سیستم

7-ارائه گزارشات مربوط به مستندات پروژه به صورت Online

8-اتصال مکاتبات پروژه به مستندات

ویژگیهای نرم افزار سیستم مدیریت اسناد مهندسی :

1-تولید کد منحصر به فرد برای هر مدرک

2-امکان پشتیبانی از پروسیجر های کد گذاری گوناگون در پروژه های مختلف بر اساس توافق ذینفعان پروژه

3-امکان شناسایی خودکار مدارک از روی اسم فایل مدرک

4-اتصال نامه وارده (ترنسمیتال وارده) و نامه صادره (کامنت شیت) و مدرک مهندسی

5-مدیریت رویژن های مختلف یک مدرک

6-امکان مدیریت Alert ها بر روی مدارک و کتابخانه ها و همچنین ارسال از طریق Email

7-ایجاد نماهای گوناگون از مدارک و امکان شخصی سازی آن

8-ایجاد خروجی Excel از اطلاعات  (Export)

9-امکان وارد نمودن داده های لیست مدارک فنی از Excel (Import)

10-اتصال با outlook

گزارش سازی :

به کارگیری سیستم مدیریت مستندات در پروژه ها علاوه بر اینکه مدیریت مدارک و مکاتبات را بسیار تسهیل می کند، مزایای بسیار دیگری را هم در اختیار مدیران و اعضای پروژه قرار می دهد که از جمله مهم ترین و پرکاربردترین آنها امکان گزارش سازی است.  بدین معنا که با استفاده از اطلاعات موجود در وب سایت پروژه می توان انواع گزارشات مدیریتی از جمله گزارش وضعیت مدارک، گزارش تاخیرات را به صورت گزارش ، نمودار،  در زمان بسیار کوتاه طراحی و در وب سایت پروژه قرار داد. این گزارشات به صورت دینامیک و پویا بوده و نتایج انها در لحظه بر اساس آخرین اطلاعات موجود در وب سایت پروژه می باشد

شما در این مقاله با سیستم مدیریت اسناد مهندسی تولیدی شرکت سیمیا تدبیر آرین آشنا شدید.

مشاهده روزنامه رسمی شرکت سیمیا تدبیر آرین