ایجاد Workflow برای مدیریت تقاضا در Project Server

مدیریت تقاضا در Microsoft Project Server به سازمان‌ها کمک می‌کند تا پروژه‌ها را استانداردسازی کنند و فرآیند تأیید پروژه‌ها را به‌صورت خودکار و ساختاریافته مدیریت کنند. برای این کار، از Workflow در SharePoint Designer 2013 استفاده می‌شود.

۱. ایجاد یک Workflow عمومی در Project Server

برای ایجاد یک Workflow ساده در Project Server 2013 با SharePoint Designer 2013، این مراحل را دنبال کنید:

✅ نیازمندی‌ها را مشخص کنید: ابتدا مراحل (Stages) و فازها (Phases) را سازماندهی کرده و فیلدهای سفارشی موردنیاز را تعیین کنید. ✅ ایجاد عناصر در Project Web App:

• بررسی فازهای موجود و ایجاد فازهای جدید (در صورت نیاز).
• ایجاد فیلدهای سفارشی که در Workflow استفاده خواهند شد.
• ویرایش یا ایجاد صفحات جزئیات پروژه (PDPs) برای جمع‌آوری اطلاعات.
• ایجاد مراحل لازم برای Workflow و تنظیم ارتباط هر مرحله با فاز صحیح.

✅ ساخت Workflow در SharePoint Designer 2013:

• ایجاد یک Workflow جدید در Project Web App.
• افزودن مراحل به Workflow.
• اضافه کردن شرایط، اقدامات، و حلقه‌های منطقی در هر مرحله.
• بررسی خطاهای احتمالی و رفع آن‌ها.
• انتشار Workflow در Project Web App.

✅ استفاده از Workflow در مدیریت تقاضا:

• ایجاد یک الگوی پروژه سازمانی (EPT) که از Workflow استفاده کند.
• ایجاد یک پروژه در Project Center و طی مراحل Workflow.
• تست و بررسی دقیق قبل از استقرار در محیط عملیاتی.

۲. ایجاد Workflow شاخه‌ای (Branching Workflow)

در برخی موارد، ممکن است نیاز به یک Workflow پیچیده‌تر باشد که تصمیمات مختلفی بر اساس شرایط پروژه بگیرد. برای مثال، Workflow می‌تواند هزینه پروژه را بررسی کند و اگر هزینه بیش از ۲۵,۰۰۰ دلار باشد، پروژه را رد کند؛ در غیر این صورت، تأیید شود.

✅ طراحی Workflow بر اساس نیازهای سازمان ✅ ایجاد فیلدهای سفارشی مانند هزینه پیشنهادی پروژه ✅ ویرایش صفحات جزئیات پروژه (PDPs) برای نمایش اطلاعات مهم ✅ افزودن شرط‌های تصمیم‌گیری در SharePoint Designer ✅ انتشار و آزمایش Workflow در محیط آزمایشی

۳. استفاده از Visio برای طراحی و وارد کردن Workflow

✅ طراحی Workflow در Visio 2013 ✅ وارد کردن Workflow از Visio به SharePoint Designer ✅ ویرایش بصری Workflow و تنظیم مراحل بهینه ✅ ذخیره تغییرات و انتشار Workflow در Project Server

نتیجه‌گیری

با ایجاد Workflow در Project Server، سازمان‌ها می‌توانند فرآیند تأیید پروژه‌ها را خودکار کنند و تصمیم‌گیری‌ها را بر اساس قوانین مشخص انجام دهند. این روش باعث افزایش کارایی، کاهش خطاها، و بهبود نظارت بر پروژه‌ها می‌شود.

ایجاد گردش کار (Workflow) برای مدیریت تقاضا در Project Server

در Microsoft Project Server، گردش کار (Workflow) به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای تأیید و مدیریت پروژه‌ها را ساختاریافته و خودکار کنید. در اینجا، یک مثال از گردش کار شاخه‌ای (Branching Workflow) را بررسی می‌کنیم که بر اساس هزینه پیشنهادی پروژه تصمیم‌گیری می‌کند.

۱. ویرایش بخش فیلدهای پروژه در صفحه جزئیات پروژه (PDP)

در Project Web App (PWA)، صفحات جزئیات پروژه (PDPs) به کاربران اجازه می‌دهند تا اطلاعات پروژه را مشاهده و ویرایش کنند. در این مرحله: ✅ ویرایش بخش فیلدهای پروژه برای نمایش فیلدهای سفارشی مانند هزینه پیشنهادی پروژه. ✅ افزودن فیلدهای جدید مانند نام پروژه، هزینه، و جزئیات پروژه.

۲. ایجاد مراحل گردش کار در Project Web App

✅ رفتن به تنظیمات سرور (Server Settings) و انتخاب Workflow Stages. ✅ ایجاد مراحل جدید با انتخاب NEW WORKFLOW STAGE. ✅ تنظیمات اضافی برای نمایش اطلاعات در صفحه وضعیت گردش کار.

۳. مراحل گردش کار شاخه‌ای

در این مثال، گردش کار شامل چهار مرحله است:

۴. ساخت گردش کار در SharePoint Designer 2013

✅ باز کردن سایت Project Web App در SharePoint Designer 2013. ✅ ایجاد یک گردش کار جدید با انتخاب Site Workflow. ✅ افزودن مراحل گردش کار و تنظیم شرایط، اقدامات، و حلقه‌های منطقی. ✅ بررسی خطاهای احتمالی و رفع آن‌ها. ✅ انتشار گردش کار در Project Web App.

۵. استفاده از گردش کار در مدیریت تقاضا

✅ ایجاد یک الگوی پروژه سازمانی (EPT) که از گردش کار استفاده کند. ✅ ایجاد پروژه جدید در Project Center و طی مراحل گردش کار. ✅ آزمایش و بررسی دقیق قبل از استقرار در محیط عملیاتی.

نتیجه‌گیری

با استفاده از گردش کار در Project Server، سازمان‌ها می‌توانند فرآیند تأیید پروژه‌ها را خودکار کنند و تصمیم‌گیری‌ها را بر اساس قوانین مشخص انجام دهند. این روش باعث افزایش کارایی، کاهش خطاها، و بهبود نظارت بر پروژه‌ها می‌شود.

ایجاد گردش کار (Workflow) در Project Server برای مدیریت تقاضا

در Microsoft Project Server، گردش کار (Workflow) به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای تأیید و مدیریت پروژه‌ها را ساختاریافته و خودکار کنید. در اینجا، یک مثال از گردش کار شاخه‌ای (Branching Workflow) را بررسی می‌کنیم که بر اساس هزینه پیشنهادی پروژه تصمیم‌گیری می‌کند.

۱. ایجاد گردش کار سایت در Project Server

✅ انتخاب تب Branching Workflow در Project Web App. ✅ رفتن به تب WORKFLOW و انتخاب Text-Based Designer از بخش Manage. ✅ افزودن مراحل گردش کار مانند جزئیات پیشنهاد اولیه، جزئیات پروژه، رد خودکار، و اجرا.

۲. افزودن مراحل گردش کار در SharePoint Designer

در مرحله جزئیات پیشنهاد اولیه (Initial Proposal Details):

• افزودن اقدام “انتظار برای رویداد پروژه“ (Wait for Project Event).
• تنظیم رویداد “وقتی پروژه ارسال شد“ (Event: When a project is submitted).
• افزودن شرط “اگر مقدار بیشتر از مقدار باشد“ (If any value equals value).
• انتخاب فیلد “هزینه پیشنهادی پروژه“ (Proposal Cost) از Project Data.

تعریف شرط تصمیم‌گیری:

• اگر هزینه پروژه بیشتر از ۲۵,۰۰۰ دلار باشد → مرحله رد خودکار.
• در غیر این صورت، مرحله جزئیات پروژه.

در مرحله رد خودکار (Automated Rejection):

• عدم نمایش اطلاعات اضافی.
• انتقال مستقیم به “پایان گردش کار“.

۳. استفاده از متغیرهای گردش کار

✅ ایجاد متغیر TotalCost برای ذخیره مقدار هزینه پروژه. ✅ مقایسه مقدار متغیر با ۲۵,۰۰۰ دلار برای تصمیم‌گیری.

۴. انتشار و آزمایش گردش کار

✅ بررسی خطاهای احتمالی و رفع آن‌ها. ✅ انتشار گردش کار در Project Web App. ✅ ایجاد پروژه جدید و تست فرآیند گردش کار.

نتیجه‌گیری

با استفاده از گردش کار در Project Server، سازمان‌ها می‌توانند فرآیند تأیید پروژه‌ها را خودکار کنند و تصمیم‌گیری‌ها را بر اساس قوانین مشخص انجام دهند. این روش باعث افزایش کارایی، کاهش خطاها، و بهبود نظارت بر پروژه‌ها می‌شود.

ایجاد گردش کار (Workflow) در Project Server برای مدیریت تقاضا

در Microsoft Project Server، گردش کار (Workflow) به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای تأیید و مدیریت پروژه‌ها را ساختاریافته و خودکار کنید. در اینجا، یک مثال از گردش کار شاخه‌ای (Branching Workflow) را بررسی می‌کنیم که بر اساس هزینه پیشنهادی پروژه تصمیم‌گیری می‌کند.

۱. تنظیم مراحل گردش کار

مرحله جزئیات پروژه (Project Details Stage):

• در بخش Transition to stage، گزینه Go to Execution را اضافه کنید.
• نیازی به انتظار برای رویداد ارسال پروژه نیست، مگر اینکه داده‌های اضافی نیاز باشد.

مرحله اجرا (Execution Stage):

در بخشStage Action

، نیازی به تنظیمات خاص نیست.
• در بخش Transition to stage، گزینه Go to End of Workflow را اضافه کنید.

بررسی خطاهای گردش کار:

• در تب Save، گزینه Check for Errors را انتخاب کنید.
• خطاهای احتمالی را اصلاح کرده و سپس Save را بزنید.

۲. استفاده از Visual Designer برای ویرایش گردش کار

✅ رفتن به تب Manage و انتخاب Visual Designer. ✅ ویرایش شرایط و اقدامات گردش کار با استفاده از ابزارهای بصری. ✅ ذخیره گردش کار در قالب فایل Visio 2013 (.vsdx) برای پشتیبان‌گیری یا استفاده‌های بعدی.

۳. انتشار و ثبت گردش کار در Project Web App

✅ انتشار گردش کار در SharePoint Designer 2013. ✅ ثبت گردش کار در سایت SharePoint یا Azure تا در Project Web App قابل استفاده باشد.

۴. ایجاد EPT برای گردش کار و آزمایش آن

ایجاد یک EPT جدید در Project Web App:

• رفتن به PWA Settings و انتخاب Enterprise Project Types.
• ایجاد EPT جدید با نام Test Branching Workflow.
• غیرفعال کردن گزینه Create new projects as SharePoint Tasks List Projects.
• انتخاب Branching Workflow در Site Workflow Association.
• تنظیم Project Information PDP به‌عنوان اولین صفحه گردش کار.

ایجاد پروژه جدید با استفاده از EPT:

• رفتن به Projects Page و ایجاد پروژه جدید.
• وارد کردن اطلاعات پروژه، مانند هزینه پیشنهادی ۳۰,۰۰۰ دلار.
• ذخیره پروژه و مشاهده Workflow Status Page.

بررسی وضعیت گردش کار:

• مشاهده مرحله جزئیات پیشنهاد اولیه در Workflow Status Page.
• بررسی وضعیت مراحل گردش کار و تأیید صحت فرآیند.

نتیجه‌گیری

با استفاده از گردش کار در Project Server، سازمان‌ها می‌توانند فرآیند تأیید پروژه‌ها را خودکار کنند و تصمیم‌گیری‌ها را بر اساس قوانین مشخص انجام دهند. این روش باعث افزایش کارایی، کاهش خطاها، و بهبود نظارت بر پروژه‌ها می‌شود.

صفحه وضعیت گردش کار پس از مرحله اول

در Project Server، صفحه وضعیت گردش کار (Workflow Status Page) نشان می‌دهد که پروژه در کدام مرحله قرار دارد. در فاز ایجاد (Create Phase)، مرحله جزئیات پیشنهاد اولیه (Initial Proposal Details) به‌عنوان مرحله فعلی نمایش داده می‌شود.

ارسال اطلاعات پروژه: در نوار ابزار (Ribbon)، از گروه Workflow گزینه Submit را انتخاب کنید. ✅ اگر گزینه Submit غیرفعال است، صفحه را بازخوانی (Refresh) کنید.

۱. بررسی تصمیم‌گیری بر اساس هزینه پیشنهادی

اگر هزینه پیشنهادی پروژه بیشتر از ۲۵,۰۰۰ دلار باشد → گردش کار به مرحله رد خودکار (Automated Rejection) منتقل می‌شود. ✅ اگر هزینه ۲۵,۰۰۰ دلار یا کمتر باشد → گردش کار به مرحله جزئیات پروژه (Project Details) منتقل می‌شود.

۲. ادامه گردش کار در مراحل مختلف

مرحله جزئیات پروژه (Project Details Stage):

• اگر اطلاعات اضافی نیاز نباشد، گزینه Submit را انتخاب کنید تا به مرحله اجرا (Execution Stage) بروید.

مرحله اجرا (Execution Stage):

• در این مرحله، گردش کار نیازی به تأیید ندارد.
• مدیر پروژه می‌تواند پروژه را ویرایش کند یا گزینه Close را انتخاب کند.

بررسی وضعیت گردش کار:

• مرحله فعلی با رنگ سبز نمایش داده می‌شود.
• فاز مدیریت (Manage Phase) با رنگ آبی روشن نمایش داده می‌شود، که نشان می‌دهد هنوز فعال نشده است.

۳. وارد کردن گردش کار از Visio به SharePoint Designer

ویرایش گردش کار در Visio 2013 و وارد کردن آن به SharePoint Designer 2013. ✅ افزودن شرایط، اقدامات، حلقه‌ها، و مراحل جدید. ✅ ذخیره و انتشار گردش کار در Project Web App.

۴. ایجاد EPT برای گردش کار و آزمایش آن

ایجاد یک EPT جدید در Project Web App:

• رفتن به PWA Settings و انتخاب Enterprise Project Types.
• ایجاد EPT جدید با نام Test Branching Workflow.
• انتخاب Branching Workflow در Site Workflow Association.
• تنظیم Project Information PDP به‌عنوان اولین صفحه گردش کار.

ایجاد پروژه جدید با استفاده از EPT:

• رفتن به Projects Page و ایجاد پروژه جدید.
• وارد کردن اطلاعات پروژه، مانند هزینه پیشنهادی ۳۰,۰۰۰ دلار.
• ذخیره پروژه و مشاهده Workflow Status Page.

بررسی وضعیت گردش کار:

• مشاهده مرحله جزئیات پیشنهاد اولیه در Workflow Status Page.
• بررسی وضعیت مراحل گردش کار و تأیید صحت فرآیند.

نتیجه‌گیری

با استفاده از گردش کار در Project Server، سازمان‌ها می‌توانند فرآیند تأیید پروژه‌ها را خودکار کنند و تصمیم‌گیری‌ها را بر اساس قوانین مشخص انجام دهند. این روش باعث افزایش کارایی، کاهش خطاها، و بهبود نظارت بر پروژه‌ها می‌شود.

وارد کردن گردش کار از Visio به SharePoint Designer در Project Server

در Microsoft Project Server، می‌توان گردش کار (Workflow) را ابتدا در Visio 2013 طراحی کرد و سپس آن را به SharePoint Designer 2013 وارد کرد تا در Project Web App استفاده شود. این روش به مدیران پروژه و توسعه‌دهندگان اجازه می‌دهد تا گردش کار را به‌صورت بصری طراحی، تست و سفارشی‌سازی کنند.

۱. تکمیل گردش کار در Visio

اتصال شکل شرطی (Condition Shape) به مرحله ۳:</p>

• با ابزار Pointer روی اتصال کلیک کنید و گزینه No را انتخاب کنید.
• نام‌گذاری اتصالات Yes و No برای تصمیم‌گیری.

افزودن اقدام “انتظار برای رویداد پروژه“:

• در Shapes pane، گزینه Actions – SharePoint 2013 Workflow را انتخاب کنید.
• اقدام Wait for project event را به وسط مرحله ۱ اضافه کنید.

بررسی و ذخیره گردش کار:

• در تب PROCESS، گزینه Check Diagram را انتخاب کنید.
• خطاهای احتمالی را اصلاح کرده و فایل را با نام Test workflow from Visio.vsdx ذخیره کنید.

۲. وارد کردن گردش کار از Visio به SharePoint Designer

✅ باز کردن SharePoint Designer 2013 و ورود به Project Web App. ✅ ایجاد یک گردش کار سایت جدید با نام Simple workflow from Visio. ✅ انتخاب نوع پلتفرم: SharePoint 2013 Workflow – Project Server. ✅ وارد کردن فایل Visio:

• در تب WORKFLOW SETTINGS، گزینه Import from Visio را انتخاب کنید.
• فایل Test workflow from Visio.vsdx را وارد کنید.
• SharePoint Designer هشدار می‌دهد که این فایل فاقد ویژگی‌های گردش کار است؛ گزینه Yes را انتخاب کنید.

۳. تنظیم ویژگی‌های مراحل گردش کار

تنظیم نام مراحل:

• مرحله اول را به Initial Proposal Details تغییر دهید.
• مرحله دوم را به Automated Rejection تغییر دهید.
• مرحله سوم را به Execution تغییر دهید.

تنظیم ویژگی‌های اقدامات گردش کار:

• انتظار برای رویداد پروژه → Event: When a project is submitted.
• شرط مقایسه مقدار → Proposal Cost کمتر از ۵,۰۰۰ دلار.

بررسی و انتشار گردش کار:

• بررسی

خطاها با Check for Errors.

• ذخیره و انتشار گردش کار در Project Web App.

۴. آزمایش گردش کار در Project Web App

✅ ایجاد یک EPT جدید که از گردش کار استفاده کند. ✅ ایجاد پروژه جدید و بررسی عملکرد گردش کار. ✅ در این مثال، پروژه‌هایی که هزینه آن‌ها کمتر از ۵,۰۰۰ دلار باشد، رد می‌شوند.

نتیجه‌گیری

با استفاده از Visio 2013 و SharePoint Designer 2013، می‌توان گردش کارهای ساختاریافته و بصری برای Project Server ایجاد کرد. این روش به مدیران پروژه و توسعه‌دهندگان اجازه می‌دهد تا گردش کار را به‌صورت بصری طراحی، تست و سفارشی‌سازی کنند.

تصاویر راهنما و منابع بیشتر

برای مشاهده تصاویر و توضیحات دقیق درباره گردش کار در Project Server، می‌توانید از این منابع استفاده کنید:

https://learn.microsoft.com/en-us/office/client-developer/project/create-a-project-server-workflow-for-demand-management

برای مشاهده آموزشEPM اینجا کلیک کنید

مشاهده روزنامه رسمی شرکت سیمیا تدبیر آرین