مزایای استفاده از شیرپوینت در سازمان‌ها

مزایای استفاده از شیرپوینت در سازمان‌ها

شیرپوینت یک پرتال اطلاع‌رسانی برای ذخیره و به روز رسانی حجم وسیع داده‌‌‌‌ها است. از این محصول  مایکروسافت می‌توان برای سایت‌‌‌‌های اینترنتی، اینترانتی و اکسترانتی استفاده کرد. شیرپوینت در سیستم مدیریت پروژه جامع یکی از نرم‌افزار‌‌‌های جانبی سیستم است که به اعضای تیم پروژه در امر ذخیره‌سازی و بایگانی تمام اطلاعات و سوابق اجرایی پروژه کمک می‌کند. همچنین با استفاده از شیرپوینت می‌توان مستندات، وقایع، ‌ریسک‌‌‌‌ها و … را به هر فعالیت در پروژه نسبت داد تا در زمان مقرر بتوان به راحتی تاریخچه انجام فعالیت‌‌‌‌ها را مرور کرد.

آفیس شیرپوینت پرتال سرور

شیرپوینت شامل دو محصول زیر است:
•    آفیس شیرپوینت پرتال سرور ۲۰۱۳
•    ویندوز شیرپوینت سرویس ۳
ویندوز شیرپوینت سرویس ۳ به طور نمونه توسط اعضای تیم، پروژه‌‌‌‌ها و سازمان ‌‌‌های کوچک و آفیس شیرپوینت پرتال سرور ۲۰۱۳ برای اعضای تیم و پروژه‌‌‌‌ها با حجم بالای اطلاعات و سازمان‌‌‌‌های بزرگ و متوسط، طراحی شده است.
شیرپوینت مجموعه‌ای از امکانات فوق‌العاده را در اختیار سازمان ‌‌‌ها قرار می‌دهد که با استفاده از آن می‌توان بیشتر فرآیند‌‌‌های یک سازمان را به راحتی پیاده‌سازی و اجرا کرد. از قابلیت‌‌‌‌های فوق‌العاده این فناوری همگرایی و هماهنگی آن با مجموعه Office است که آن را از تمام نمونه‌‌‌‌های مشابه متمایز می‌کند.

در ذیل برخی از مزایای استفاده از شیرپوینت در سازمان‌ها بیان شده است :

۱.افزایش بازدهی تیم کاری با فراهم‌کردن ابزار‌‌‌های به اشتراک‌گذاری اطلاعات با کاربری آسان

با استفاده از شیرپوینت می‌توان افراد را با اطلاعات و منابع مورد نیاز به یکدیگر مرتبط کرد. کاربران در این محیط می‌توانند به ایجاد فضا‌‌‌های کاری گروهی،‌ تقویم‌‌‌‌های کاری هماهنگ، سازماندهی مستندات و دریافت هشدار‌‌‌های مهم و موارد به روزرسانی با استفاده از ابزار‌‌‌های ارتباطی مانند اعلانات و اخطار‌‌‌ها بپردازند و الگو‌‌‌های بلاگ و صفحه‌های ویکی ایجاد کنند. کاربران سیار نیز با استفاده از به هنگام‌سازی برون شبکه‌ای می‌توانند به منابع اطلاعاتی دسترسی پیدا کنند.

۲.مدیریت آسان مستندات و اطمینان از ایجاد محتوای کامل و صحیح

شیرپوینت با استفاده از مواردی مانند فعال‌کردن نیازمندی مستندات به غیر قابل دسترس بودن سایر افراد در هنگام ویرایش،‌ امکان مشاهده نسخه‌‌‌‌های مختلف مستندات، بازیابی نسخه‌‌‌‌های قبلی و ایجاد سطوح امنیتی بر روی مستندات، فضای مناسبی را برای مدیریت جامع مستندات فراهم می‌کند.

۳.تسریع کار کاربران

یکی از عوامل تسریع کار کاربران وجود رابط‌‌‌‌های کاربری بهینه است. Windows SharePoint Services 3.0 با داشتن مواردی مانند نما‌‌‌های پیشرفته و منو‌‌‌هایی که به آسانی امکان مرور میان سایت‌‌‌‌های شیرپوینت را فراهم می‌کند باعث تسریع کار کاربران می‌شود. یکپارچگی با ابزار‌‌‌های کارا مثل برنامه‌‌‌‌های سیستم ماکروسافت آفیس باعث تسریع کار کاربران می‌شود، به عنوان مثال کاربران در سایت‌‌‌‌های شیرپوینت می‌توانند با استفاده از برنامه‌‌‌‌های آفیس فضا‌‌‌های کاری را ایجاد،‌ مستندات را ارسال و ویرایش و تقویم‌‌‌‌ها را مشاهده و به‌روز‌رسانی کنند.

۴.امکان توسعه راهکار‌‌‌های مناسب برای فرایند‌‌‌های تجاری سازمان

با وجود فضای کاری استاندارد در Windows SharePoint Services و به کارگیری آسان قابلیت‌‌‌های این سیستم، ‌سازمان‌‌‌های مختلف در جستجوی راهکار‌‌‌هایی هستند که قابلیت توسعه و سفارشی‌سازی را در سریع‌ترین زمان فراهم کند.

به همین منظور برای وظایف و فعالیت‌‌‌های مختلف تجاری الگو‌‌‌های خاصی در شیرپوینت ارائه شده است.

برخی از این الگو‌‌‌ها عبارتند از سیستم منابع انسانی، ‌سیستم مدیریت پروژه،‌ کتابخانه الکترونیکی و…

۵.ایجاد سریع و آسان محیط همکاری و به اشتراک‌گذاری اطلاعات

شیرپوینت به سازمان‌‌‌ها و مدیران IT امکان ایجاد و مدیریت محیط‌‌‌‌های کاری و ارتباطی با کمترین هزینه جهت طراحی، ‌پیاده‌سازی و پیکربندی را فراهم می‌کند. مقیاس سازمان جهت ایجاد محیط همکاری در کمترین زمان ممکن چندان تاثیرگذار نیست و سازمان‌‌‌ها در هر اندازه و مقیاسی قادر به ایجاد محیط همکاری در کمترین زمان هستند.

۶.کاهش پیچیدگی در تامین امنیت اطلاعات تجاری

شیرپوینت با کنترل‌‌‌های اجرایی پیشرفته امنیت منابع اطلاعاتی را افزایش می‌دهد. این کار منجر به کاهش پیچیدگی‌‌‌‌ها و هزینه‌‌‌‌های مربوطه به قوانین سایت، مدیریت سایت و پشتیبانی شده است.

۷.فراهم‌کردن کنترل‌‌‌‌های سطح بالا برای امنیت منابع سازمان

هم‌ اکنون سازمان‌‌‌ها می‌توانند دسترسی‌‌‌‌های امنیتی را در سطح Document یا Item تعریف کند. مدیران سایت‌‌‌‌ها، تیم‌‌‌‌ها و دیگر گروه‌‌‌های کاری با توجه به سطوح دسترسی تعریف‌ شده، اقدام به ایجاد محیط کاری و انجام وظایف خود کنند. دسترسی وراثتی در سایت‌‌‌‌ها و محتویات آن‌‌‌ها و قابلیت مدیریت غیر وراثتی هر محتوی در مقیاس کوچک، امکان مدیریت کامل محتوا را فراهم کرده است.

۸.به اشتراک گذاشتن فایل‌‌‌ها در یک سطح جدید با امکانات پیشرفته و قابلیت ذخیره حجم انبوه داده‌‌‌‌ها

شیرپوینت  به وسیله مخزن ذخیره‌سازی مستندات و ابزار‌‌‌های بازیابی مانند تحویل گرفتن و تحویل‌دادن فایل‌‌‌‌ها، تاریخچه نسخه‌‌‌‌ها، متا دیتا‌‌‌های سفارشی و نما‌‌‌های دلخواه پشتیبانی می‌شوند. ابزار‌‌‌‌های جدید Recycle Bin به‌عنوان یکی از ابزار‌‌‌های بسیار کاربردی شیرپوینت برای بازیافت محتوا و بهبود عملیات بازیابی و پشتیبان گیری استفاده می‌شوند.

۹-مقیاس پذیری آسان راهکار همکاری جهت رسیدن به نیاز‌‌‌های تجاری

مدیریت و پیکربندی شیرپوینت به سادگی و به سرعت از طریق مرورگر‌‌‌های وب و یا برنامه‌‌‌‌های  Command-line امکان‌پذیر است. مدیریت Server Farms، سرور‌‌‌ها و سایت‌‌‌ها با استفاده از Microsoft.NET Framework 3.0  راهکار‌‌‌های اجرایی متعددی را برای کاربران فراهم کرده است.

۱۰-ارائه یک زیر ساخت ارزشمند برای ایجاد برنامه‌‌‌‌های کاربردی تحت وب

شیرپوینت یک چهارچوب عمومی برای مدیریت مستندات و ایجاد محیط همکاری ارائه می‌دهد که جهت ایجاد برنامه‌‌‌‌های کاربردی منعطف تحت وب یا شبکه‌‌‌‌های محلی یا وب سایت‌‌‌هایی که می‌توانند نیاز‌‌‌های مشخص یک سازمان را برآورده کنند، قابل استفاده خواهد بود.

شما در این مقاله با برخی از مزایای استفاده از شیرپوینت در سازمان‌ها آشنا شدید.

برای مشاده آموزش شیرپوینت اینجا کلیک کنید

برای مشاهده مقاله EPM اینجا کلیک کنید

مشاهده روزنامه رسمی شرکت سیمیا تدبیر آرین