استفاده از مایکروسافت پروژه

استاندارد تهیه برنامه ریزی

ده نکته برتر در استفاده از مایکروسافت پروژه (قابل توجه مبتدیان)

آیا تا به حال با ماشین رانندگی کرده اید؟ اگر تازه کار هستید، ممکن است شما با دردسرهای زیادی روبرو شوید. شما باید از پای چپ خود برای کلاچ استفاده کنید، در حالی که پای راست باید به طور متناوب بین پدال های ترمز و گاز استفاده کند. علاوه بر این، با تغییر سرعت ماشین، باید دنده را عوض کنید. شما همچنین باید بدون اینکه چشم خود را از جاده بردارید، فرمان را متعادل نگه دارید و در حالی که همه این کارها را انجام می دهید، تمرکز شما باید با ترافیک اطرافتان هماهنگ بماند.

بسیاری از کاربران جدید Microsoft Project (MSP) همین احساس را دارند. آنها باید از بسیاری از جنبه های ابزار بدون از دست دادن چشم انداز پروژه مراقبت کنند. همه قانون مورفی را می شناسند متاسفانه برای تازه کارها بیشتر رخ می دهد و البته هر چقدر هم که سخت تلاش کنید، همیشه مشکلی پیش می آید.

نگران نباش! به احتمال زیاد، شما مقصر نیستید. برنامه ریزی شما بد نیست اکثر ما در این وضعیت بوده ایم، اما بهتر شده ایم. درک نحوه عملکرد مایکروسافت پروژه زمان می برد – اما در این مقاله من قصد دارم به سرعت ده چیز ساده را که قبل از شروع ایجاد یک پروژه با استفاده از MSP باید بدانید را برایتان بیان کنم. اگر این نکات را دنبال کنید، قول می‌دهم، قبل از اینکه متوجه شوید، به آرامی رانندگی خواهید کرد.

وارد نمودن تاریخ شروع پروژه

مایکروسافت پروژه تمام محاسبات تاریخ را بر اساس تاریخ شروع پروژه انجام می دهد، بنابراین، اگر تاریخ شروع را تغییر دهید، MSP  به طور خودکار (و به درستی) تمام تاریخ های فعالیتها را محاسبه می کند. هنگام ایجاد یک پروژه جدید، تاریخ شروع را به طور پیش فرض به عنوان تاریخ فعلی تنظیم می کند.

اگر ترجیح می دهید، می توانید پروژه خود را از تاریخ پایان پروژه به جای تاریخ شروع برنامه ریزی کنید. اگر پروژه شما دارای یک مهلت متعهد باشد، مفید است. با این حال، از آنجایی که شما یک مبتدی هستید، به شما پیشنهاد می کنم فعلاً به تاریخ شروع پروژه پایبند باشید.

به شکل های زیر که نحوه تعیین/ تغییر تاریخ شروع پروژه را نشان می دهد، توجه کنید.

تغییر پیش فرض از تنظیمات فعالیت از Manual به Auto Schedule

به طور پیش فرض، MSP به طور خودکار تاریخ کار را محاسبه نمی کند، که معمولاً مشکلات زمان بندی ایجاد می کند. به‌طور پیش‌فرض، وظایف MSP به‌صورت دستی برنامه‌ریزی می‌شوند، به این معنی که MSP تاریخ یا مدت زمان‌بندی کارهای برنامه‌ریزی شده دستی را تغییر نمی‌دهد. با این حال، در صورت تغییر در وظایف قبلی، تاریخ ها باید به طور خودکار تغییر کنند.

دو کار را در نظر بگیرید T1 و T2 وظیفه T2 برای شروع وابستگی با T1 تمام شده است، به این معنی که T2 باید بلافاصله پس از تکمیل T1 شروع شود. این به نوبه خود به این معنی است که در صورت تغییر تاریخ های T2 باید به طور خودکار تغییر کند.

در حالی که مواردی وجود دارد که ممکن است نیاز داشته باشید وظایف خود به صورت دستی برنامه ریزی شوند، برای اکثر مبتدیان، توصیه می کنم آنها را به صورت خودکار تنظیم کنید.

اگر قبلاً تاریخ شروع پروژه را اضافه کرده اید، MSP به طور پیش فرض تمام کارهای جدید را در تاریخ شروع پروژه شروع می کند. نکته 1 را در بالا ببینید. به همین ترتیب، اگر کار قبلی تغییر کند، تغییر می کند. به خواندن مطلب  ادامه دهید!

برای تغییر مجموعه وظایف پیش فرض به شکل زیر مراجعه کنید.

تعیین تقویم پروژه

تقویم MSP قوانین برنامه ریزی سطح بالایی را برای وظایف تعریف می کند، به این معنی که می توانید تعریف کنید که شنبه تا چهارشنبه روزهای کاری و پنج شنبه و جمعه روزهای غیر کاری هستند. هنگام برنامه ریزی وظایف از این دستورالعمل ها مراقبت می کند.

یک تقویم MSP می تواند برای تعیین روز و زمان کاری، روزها و زمان غیر کاری و تعطیلات عمومی استفاده شود.

به طور پیش فرض، MSP  شامل سه تقویم پایه مختلف است. اینها هستند:

1. استاندارد که زمان کار را بین 8 صبح تا 5 بعد از ظهر با یک ساعت استراحت در ساعت 12 مشخص می کند.
2. 24 ساعت که زمان کار را بین 12 صبح روز اول تا 12 صبح روز بعد، بدون وقفه مشخص می کند.
3. شیفت شب که ساعت کاری بین 11 شب تا 8 صبح با استراحت یک ساعته در ساعت 3 بامداد مشخص می شود.

قبل از اینکه وظایف خود را وارد کنید، باید تقویم(های) پروژه خود را تعریف کنید. می توانید با استفاده از یکی از تقویم های پایه بالا برای برنامه پروژه خود شروع کنید. سپس، تعطیلات و زمان کاری سازمان خود را در نظر بگیرید و به منابع پروژه اختصاص دهید.

توجه: MSP دارای سه نوع مختلف تقویم است (تقویم پروژه، تقویم منابع و تقویم وظیفه). در این نکته من فقط در مورد تقویم پروژه صحبت کرده ام. شما باید کاربردهای مختلف انواع تقویم را درMSP یاد بگیرید.

برای تعریف تقویم پروژه به شکل های زیر مراجعه کنید.

ثبت فعالیتها در مایکروسافت پروژه

قبل از شروع استفاده از ابزار برنامه ریزی باید برنامه ریزی کنید. ابزار برنامه ریزی مانند MSP می تواند در برنامه ریزی به شما کمک کند، اما نمی تواند جایگزین شما شود. شما باید اطلاعات (فهرست وظایف) را تهیه نمایید تا ابزار بتواند محاسبات زمان بندی را برای شما انجام دهد.

شما باید با ایجاد یک لیست دقیق از وظایف پروژه که باید برنامه ریزی کنید شروع کنید. در غیر این صورت چیزهایی را از دست خواهید داد که بعداً باعث دردسر می شوند. درج یک کار جدید در میانه یک پروژه در حال اجرا دشوار است زیرا می تواند کل برنامه را مختل کند.

اگر همه وظایف را در ابتدای پروژه نمی دانید، باید وظایف سطح بالاتر را فهرست کرده و بعداً تجزیه کنید (برنامه ریزی غلتان). ادامه مطلب را بخوانید

از تعیین مدت زمان و تاریخ برای فعالیتها در شروع برنامه ریزی پرهیز کنید

هدف: اگر روابط کار به درستی تعریف شده باشد، تاریخ ها به طور خودکار توسط MSP محاسبه می شوند.

قبل از ایجاد لیستی از وظایف، حتی نباید به تاریخ ها، تخمین مدت زمان یا هر ویژگی دیگری فکر کنید. قبل از اینکه به مدت زمان و تاریخ فکر کنید .ابتدا باید ساختار کلی وظایف پروژه و روابط بین آنها را ایجاد کنید

ساختار شکست کار(WBS) پروژه را ایجاد نمایید

یک WBS یک پروژه را به اجزای قابل مدیریت تر تقسیم و تقسیم می کند. ریسک را کاهش می دهد و قابلیت پیش بینی را افزایش می دهد. ضمن اینکه ایجاد WBS مناسب ساختار پیشرفت، بودجه و … را در اختیارتان می گذارد

این با نکته بالا همراه است. هنگام ایجاد لیست، وظایف سطح بالاتر را به وظایف فرعی تجزیه کنید. برای ایجاد WBS و بسته های کاری می توانید از ویژگی Indent و Outdent MSP استفاده کنید.

تعیین روابط فعالیتها

فقط شما به عنوان مدیر پروژه می توانید رابطه کاری بین فعالیتها را تعریف کنید. MSP  پس از اینکه روابط را به درستی تعریف کردید، به طور خودکار تاریخ کار را محاسبه می کند.

پس از ایجاد WBS و تعریف وظایف سطح پایین، باید وابستگی های شبکه و روابط بین وظایف را تعریف کنید. همانطور که روابط را تعریف می کنید، تاریخ فعالیت ها به طور خودکار محاسبه می شوند.

استاندارد تهیه برنامه ریزی

چنانچه مجبور به استفاده از محدودیت های تاریخ برای فعالیتها هستید آن را (Task note) یادداشت کنید

برخی از کارها دارای محدودیت های تاریخ تحمیل شده توسط مشتری یا محیط هستند. شما باید این محدودیت های تاریخ را شناسایی کنید و آنها را در MSP وارد کنید تا بتواند محاسبات تاریخ را انجام دهد.

ممکن است بخواهید روی تاریخ وظایف برای برخی از وظایف کنترل داشته باشید. شما می توانید به صورت دستی این وظایف را زمان بندی کنید و آنها را مستقل از هر کار دیگری کنید. MSP به محض اینکه یک تاریخ را با آنها مرتبط می کنید، محدودیتی برای کارهای برنامه ریزی شده دستی ایجاد می کند. شما باید این وظایف و محدودیت های آنها را یادداشت کنید،

بهتر است از روابط بین Summary task ها خودداری کنید

اطمینان از تعیین سطح روابط درست در فعالیتها زیر خلاصه فعالیتها به طور خودکار توسط MSP محاسبه می شود.

برای اطمینان از سلامت روابط  پروژه و اینکه فعالیتها در زودترین زمان ممکن قابلیت اجرا داشته باشند بهتر است روابط را در سطح فعالتها برقرار نمایید

استاندارد تهیه برنامه ریزی

از پروژه Baseline بگیرید

یک خط مبنا استاندارد پروژه را تنظیم می کند، MSP عملکرد پروژه را بر اساس خط مبنا تعریف شده اندازه گیری می کند.

پس از تعریف برنامه، باید آن را شاخص گذاری کنید. به این ترتیب اگر برنامه پروژه اجرایی شما تغییر کند، یک مجموعه اطلاعات اصلی طبق برنامه  از تاریخ ها و …. خواهید داشت. برای درک اهمیت آن می توانید به مقاله دیگر من در مورد چگونگی تعریف خط پایه پروژه مراجعه کنید.

استاندارد تهیه برنامه ریزی

شرکت آرشا نماد پارسیان