مزایای استفاده از MSP در پروژه‌ها

منتشر شده در

آذر ۷, ۱۴۰۳

فعال دی ۷, ۱۴۰۲

مزایای استفاده از MSP در پروژه‌ها

مایکروسافت پراجکت ابزار‌‌های مدیریتی مناسبی برای مدیریت اثربخش و کارای پروژه‌‌‌‌ها در اختیار سازمان‌‌‌ها قرار می‌دهد. با استفاده از این ابزار می‌توان از تغییرات در پروژه مطلع شده و میزان کار،‌ زمانبندی و میزان هزینه‌‌‌‌های موجود در پروژه را کنترل، تیم کاری پروژه را هماهنگ و از گزارش‌های توانمند سیستم برای برنامه‌ریزی و مدیریت صحیح پروژه استفاده کرد.
از مزایای استفاده از مایکروسافت پراجکت ۲۰۰۷ می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد:

۱-مدیریت اثربخش و زمانبندی قابل درک پروژه

می‌توان با استفاده از این نرم‌افزار انتظارات واقعی از پروژه را از طریق ایجاد برنامه زمانبندی،‌ تخصیص منابع و مدیریت بودجه پروژه با اعضای تیم،‌ مدیر و با مشتریان در میان گذاشت. زمانبندی پروژه را می‌توان با ابزار‌‌‌های موجود در این نرم‌افزار برای ردیابی علل وقایع در پروژه،‌ چندین سطح برگشت به عقب و تغییر رنگ زمینه بخش‌‌‌‌هایی از برنامه که در اثر تغییر در قسمتی از برنامه مشخص می‌شود، درک کرد.

۲-کسب بهر‌ه‌وری سریع

راهنمای پروژه رابطی بسیار مناسب برای برنامه‌ریزی گام به گام پروژه است که به انجام فرایند‌‌‌های مدیریت پروژه کمک شایانی می‌کند. این راهنما برای متدولوژی‌‌‌‌های مختلف قابل سفارشی شدن است. این راهنما به برنامه‌ریزان پروژه از طریق ایجاد یک پروژه، تعریف فعالیت و تخصیص منابع، به ‌پی‌گیری و تجزیه و تحلیل اطلاعات پروژه و گزارش نتایج حاصله کمک می‌کند. نوار ابزار‌‌‌ها، منو‌‌‌ها و دیگر ابزار‌‌‌ها به کاربران امکان ایجاد سریع چارچوب‌‌‌‌های فرایند مدیریت پروژه را فراهم می‌کند.

۳-قدرت به کارگیری اطلاعات موجود

مایکروسافت پراجکت ۲۰۰۷ به آسانی با دیگر نرم‌افزار‌‌‌های سیستم مایکروسافت آفیس یکپارچه است. می‌توان با استفاده از فعالیت‌‌‌های موجود در Excel یا Outlook برنامه زمانبندی را در نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت ایجاد کرد. منابع سازمانی می‌توانند با استفاده از Active Directory ازMicrosoft Exchange Server به نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت اضافه شوند.

۴-ایجاد نمودار‌‌‌ها و جدول‌های حرفه‌ای و کارا

با استفاده از ابزاری مانند Visual Reports که بر اساس اطلاعات پروژه الگو‌‌‌هایی برای نمودار‌‌‌های Visio و جدول‌های اکسل در نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت در اختیار کاربران قرار می‌دهد،‌ می‌توان اطلاعات پروژه را در گزارش‌ها و جدول‌های حرفه‌ای تحلیل و گزارش کرد. همچنین می‌توان الگو‌‌‌های ایجاد شده را برای استفاده دیگر کاربران در سیستم به اشتراک گذاشت و بالاخره این که می‌توان از لیست‌ موجود در الگو‌‌‌ها، یکی را انتخاب و سفارشی کرد و برای تحلیل پروژه استفاده کرد.

۵-ارتباط اثربخش اطلاعات

در نرم‌افزارمایکروسافت پراجکت می‌توان به آسانی اطلاعات را در فرمت‌‌‌های مختلف مطابق با نیاز کاربران پروژه تهیه کرد. می‌توان فرمت‌‌‌های مختلف را برای برنامه زمانبندی تعریف و چاپ کرد. همچنین می‌توان از قابلیت Copy Picture در آفیس به راحتی اطلاعات پروژه را به سند Word، Excel انتقال داد و برای ایجاد نمودار‌‌‌ها و جدول‌ها سفارشی با استفاده از نرم‌افزار PowerPoint اطلاعات را به نمایش گذاشت.

۶-نظارت بهتر بر منابع سازمانی و مالی

با استفاده از نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت می‌توان به راحتی منابع را به فعالیت‌‌‌ها تخصیص داده و میزان تخصیص منابع را برای رفع تضاد‌‌‌های حاصل از مازاد تخصیص منابع و همچنین منابع مالی را به وسیله تخصیص بودجه به پروژه‌‌‌‌ها و برنامه‌ریزی منابع مالی کنترل کرد. یکی دیگر از قابلیت‌‌‌های این نرم‌افزار تخمین هزینه‌‌‌‌ها با استفاده از منابع هزینه‌ای است.

۷-دسترسی سریع به اطلاعات مورد نیاز

نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت قابلیت آن را دارد که اطلاعات پروژه را به وسیله هر فیلد سفارشی گروه‌بندی کند. با استفاده از این قابلیت می‌توان با دسترسی سریع به اطلاعات علاوه بر صرفه‌جویی در زمان به راحتی و به سرعت اطلاعات مورد نیاز را تحلیل کرد. همچنین می‌توان تغییرات را در نسخه‌‌‌‌های مختلف پروژه به سرعت مشخص کرد. در نتیجه محدوده و تغییرات زمانبندی به صورت کارا پی‌گیری می‌شود.

۸-پیگیری پروژه‌‌‌‌ها بر اساس نیاز کاربران

مجموعه‌ای از معیار‌‌‌های سفارشی به کاربران جهت پی‌گیری اطلاعات (درصد پیشرفت، مقادیر واقعی در مقایل مقادیر بودجه‌شده، ارزش کسب‌شده و…)‌ کمک می‌کند. می‌توان به راحتی عملکرد پروژه را با ذخیره خط مبنا جهت مقایسه عملکرد پروژه در طول اجرای آن انجام داد.

۹-سفارشی‌سازی نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت بر اساس نیاز‌‌‌های کاربری

یکی از قابلیت‌‌‌های این نرم‌افزار سفارشی‌سازی آسان و سریع آن با توجه به نیاز‌‌‌های کاربری است. می‌توان به راحتی با استفاده از فیلد‌‌‌های سفارشی، برنامه زمانبندی را با اطلاعات بیشتری تحلیل کرد. همچنین می‌توان نوار ابزار‌‌‌ها، فرمول‌‌‌‌ها، نشانگر‌‌‌های گرافیکی، گزارش‌ها مختلف را ایجاد و ویرایش کرد. XML، Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) و Component Object Model (COM) اشتراک اطلاعات و ایجاد راهکار‌‌‌های سفارشی را آسان کرده است.

۱۰-استفاده از دستیار پروژه در زمان مورد نیاز

یکی دیگر از قابلیت‌‌‌های نرم‌افزار مایکروسافت پراجکت برای تمامی کاربران مبتدی و حرفه‌ای استفاده از دستیار پروژه است. این قابلیت شامل جستجوی کامل و دقیق،‌ SmartTag و ویزارد‌‌‌های مختلف است. علاوه بر دسترسی از طریق اینترنت به راهنمای نرم‌افزار، جهت استفاده از دوره‌‌‌‌های آموزشی،‌ الگو‌‌‌ها،‌ مقالات و دیگر موارد بسیار کاربردی خواهد بود.